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香港商務(wù)信函篇一

隨著經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的快速發(fā)展,商務(wù)英語函電已成為對外貿(mào)易中不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代外貿(mào)活動中最常用也最有效的通訊手段之一。但是商務(wù)英語信函到底是什么呢?下面就由小編帶大家一起了解商務(wù)英語信函的定義吧。希望能為大家?guī)韼椭?/p>

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的快速發(fā)展,商務(wù)英語函電已成為對外貿(mào)易中不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代外貿(mào)活動中最常用也最有效的通訊手段之一;它是一種行業(yè)英語,主要用于對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易活動和社會活動中。如果沒有往來的貿(mào)易電函,大部分的國際貿(mào)易活動都不可能順利進(jìn)行。因此,商務(wù)英語函電在對外貿(mào)易中的作用就是為雙方的溝通交流搭起的橋梁,準(zhǔn)確而具體地傳遞雙方的各類相關(guān)信息。

關(guān)鍵詞：商務(wù)英語 對外貿(mào)易 商務(wù)英語函電 作用 通訊方式

1、商務(wù)英語函電 商務(wù)英語函電是在對外貿(mào)易活動中以英語為載體而相互進(jìn)行的商務(wù)函電往來;商務(wù)英語是一種有獨(dú)特語言風(fēng)格的外貿(mào)專業(yè)用語。不同于一般的日常英語，它包括專業(yè)貿(mào)易用語、縮略用法等。眾所周知，英語是當(dāng)今全球運(yùn)用最廣的語言，因此英語成為對外貿(mào)易的主要用語，便稱為商務(wù)英語。商務(wù)函電是指在對外貿(mào)易中所使用的信函、電報、電傳、傳真、電子郵件等通訊方式。商務(wù)函電的種類包括：商洽函、詢問函、答復(fù)函、請求函、告知函、聯(lián)系函。從商務(wù)函電的具體使用功能來講，又可分為：來函處理答復(fù)函、訂貨函、任命函、祝賀函、感謝函、介紹函、邀請函、聯(lián)絡(luò)函、致歉函、慰問函、唁函、推銷函。

商務(wù)函電的作用，一是索取信息或傳遞信息，二是處理商務(wù)交流中有關(guān)事宜，三是聯(lián)絡(luò)與溝通感情。 商務(wù)英語函電也是公司與公司之間用以聯(lián)系顧客的工具，在對外貿(mào)易中發(fā)揮著溝通買賣雙方的媒介作用;它涉及外貿(mào)業(yè)務(wù)中的各個環(huán)節(jié)包括建立業(yè)務(wù)關(guān)系、詢盤、發(fā)盤、還盤、接受、執(zhí)行訂單、裝運(yùn)、保險、付款、索賠等。在商務(wù)英語函電的寫作中應(yīng)注意七個要素：完整、具體、清楚、簡潔、禮貌、體諒、正確;遵循三個準(zhǔn)則：求同準(zhǔn)則、委婉準(zhǔn)則、德言行一致準(zhǔn)則。商務(wù)函電的公函，其寫作格式有多種風(fēng)格，有專業(yè)式、簡潔式和莊重式。函電格式自由化主要體現(xiàn)在信頭、呼語和信內(nèi)地址等方面。隨著貿(mào)易雙方業(yè)務(wù)聯(lián)系的增多與貿(mào)易關(guān)系的加強(qiáng)，彼此間的了解與溝通日益深入，有個人內(nèi)容滲入公函的趨勢，這也促進(jìn)了其格式的自由化。在商務(wù)函電的寫作過程中，除因格式自由化而變簡潔外,其語言運(yùn)用方面也簡潔化了。一方面，函電中應(yīng)省去那些客套、多余的話語而直接指向磋商主題，主要是為了簡潔明了、便于閱讀;另一方面，電子數(shù)據(jù)交換、電報等用語及短句的使用，都使其語言風(fēng)格簡潔化了。

2、對外貿(mào)易 對外貿(mào)易是特指國際貿(mào)易活動中的一國或地區(qū)同其他國家或地區(qū)所進(jìn)行的商品、勞務(wù)和技術(shù)的交換活動。這是立足于一個國家或地區(qū)去看待它與其他國家或地區(qū)的商品貿(mào)易活動。有時也被稱為國外貿(mào)易。

對外貿(mào)易的分類：

1、按交易內(nèi)容，對外貿(mào)易按商品形式與內(nèi)容的不同，可分為貨物貿(mào)易、服務(wù)貿(mào)易和技術(shù)貿(mào)易。

2、按貨物移動方向，對外貿(mào)易可分為出口貿(mào)易、進(jìn)口貿(mào)易、過境貿(mào)易、復(fù)出口與復(fù)進(jìn)口貿(mào)易、凈出口與凈進(jìn)口貿(mào)易。

3、按交易對象，對外貨物貿(mào)易可分為直接貿(mào)易、間接貿(mào)易與轉(zhuǎn)口貿(mào)易。

4、按運(yùn)輸方式，對外貨物貿(mào)易可分為海運(yùn)貿(mào)易、陸運(yùn)貿(mào)易、空運(yùn)貿(mào)易、多式聯(lián)運(yùn)與郵購貿(mào)易等等，可以說形式多樣。

隨著信息技術(shù)、多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，人類社會進(jìn)入了信息社會，信函在業(yè)務(wù)交流中不再占主導(dǎo)地位，而是很大程度上代之以傳真、互聯(lián)網(wǎng)、電子郵件等更為迅速、方便、經(jīng)濟(jì)的通信手段，但在信息內(nèi)容和形式來看，其基本格式、表達(dá)方式和內(nèi)容都沒有大的變化?？梢哉f，傳真和電子郵件是一封用傳真或電子郵件方式投遞的信函。特別是隨著電子商務(wù)方式的發(fā)展，進(jìn)出口商可在網(wǎng)上輕輕松松地發(fā)廣告、報價格、下訂單、簽合同、結(jié)貨款等。電子商務(wù)的應(yīng)用，是提高國際貿(mào)易效率的最有效辦法之一。電子化、網(wǎng)絡(luò)化國際貿(mào)易是國際貿(mào)易的發(fā)展方向。據(jù)在外貿(mào)行業(yè)工作的人員介紹，目前的商務(wù)交流98%使用的是e- mail，其余的是電傳，有時候會打打電話。 伴隨著世界經(jīng)濟(jì)一體化步伐的加快，國際的商務(wù)合作日益加強(qiáng)。加入世界貿(mào)易組織后，我國與其他成員國的經(jīng)濟(jì)交往日趨頻繁，對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易和技術(shù)合作也得到了迅速發(fā)展。國際貿(mào)易不斷發(fā)展，而外貿(mào)英語函電在當(dāng)今世界貿(mào)易蓬勃發(fā)展之際，是國際商業(yè)交往中必不可少的手段，對外貿(mào)易的各個環(huán)節(jié)大多通過函電進(jìn)行。從建立業(yè)務(wù)關(guān)系到達(dá)成交易、執(zhí)行合同以及執(zhí)行合同過程中的糾紛等，大都需通過函電解決。因而，現(xiàn)代國際貿(mào)易又被稱為“單據(jù)貿(mào)易”。在國際貿(mào)易的操作實(shí)務(wù)中，貿(mào)易各環(huán)節(jié)所有的交往函電都構(gòu)成了重要的法律依據(jù)。特別是當(dāng)產(chǎn)生貿(mào)易糾紛時，它有可能左右糾紛解決的結(jié)果。國際貿(mào)易越來越依賴于單據(jù)交換的過程，商務(wù)函電的中心化作用也日漸明顯。

商務(wù)英語函電在對外貿(mào)易中的主要有以下的作用。

1、實(shí)現(xiàn)貿(mào)易的全球化 傳統(tǒng)的貿(mào)易通訊方式是個比較繁瑣的過程，有時還需要貿(mào)易雙方反復(fù)進(jìn)行多次的面對面的洽談和信息交流，而且貿(mào)易活動的開展很大程度上受到貿(mào)易雙方地理位置等客觀條件的限制。同樣也受到時間和空間的限制，不僅過程復(fù)雜，成本費(fèi)用高，速度緩慢，并還存在很大的安全問題，容易丟失或毀損。 現(xiàn)代商務(wù)英語函電的迅速發(fā)展，為企業(yè)提供了進(jìn)入國際市場的快捷通訊工具。外貿(mào)企業(yè)從此沒有地理區(qū)域的'限制，可以在全球的范圍內(nèi)尋找貿(mào)易合作伙伴和開展新的業(yè)務(wù)，并且可以隨時與客戶進(jìn)行交流信息意見，就不會出現(xiàn)貿(mào)易雙方洽談和信息交流上的不便;不論是歐洲的客戶還是北美洲的客戶一樣的高效便捷。這些都是信息技術(shù)和商務(wù)英語函電發(fā)展的碩果，實(shí)現(xiàn)貿(mào)易的全球化，企業(yè)就可以順利進(jìn)攻外國市場。

2、促進(jìn)對外貿(mào)易的增長 商務(wù)英語函電能促進(jìn)對外貿(mào)易的增長。近年來，電話和傳真為跨國界的貿(mào)易伙伴提供了快捷的通信;有很多實(shí)例說明了這點(diǎn)，而電子郵件和一些先進(jìn)的全球聊天通話網(wǎng)絡(luò)(msn、skype、黑莓)信息交換平臺，進(jìn)一步促進(jìn)對外貿(mào)易的發(fā)展。有這些快捷的全球通訊方式做后盾，使許多中、小型企業(yè)紛紛進(jìn)攻國外市場，尋找新的貿(mào)易發(fā)展機(jī)會并擴(kuò)大貿(mào)易規(guī)模;與此同時也增加我國的進(jìn)出口貿(mào)易額、推動經(jīng)濟(jì)的增長。

3、提高對外貿(mào)易的工作效率、降低成本 商務(wù)英語函電還在對外貿(mào)易中起著提高對外貿(mào)易的工作效率和降低成本的作用。在對外貿(mào)易中，相關(guān)的信息可以通過商務(wù)函電快速地傳送給客戶或合作伙伴;而不同傳統(tǒng)的通訊方式需要在漫長地等待客戶的回復(fù)，并且由于傳統(tǒng)的信函、電報等是以紙文件傳送信息，會造成有大量相關(guān)的資料文件和單據(jù)需要進(jìn)行整理、分類并存檔。這樣使得工作效率非常低，既費(fèi)時又費(fèi)力?，F(xiàn)代商務(wù)函電被廣泛使用以來，“紙單據(jù)”的使用就逐漸減少，工作量也隨之減輕;換而言之，對外貿(mào)易的工作效率提高了并減低了成本，尤其當(dāng)外貿(mào)企業(yè)不斷發(fā)展壯大時，企業(yè)管理成本降低的幅度就更加的明顯。

4、幫助企業(yè)獲得更多的新客戶，加深企業(yè)與客戶之間的聯(lián)系 隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展、信息的全球化，商務(wù)英語函電也逐步發(fā)展起來，隨后傳真、電子郵件的出現(xiàn)并被廣泛使用，促使國際通訊方式更加的便捷。許多外貿(mào)企業(yè)可通過他人介紹得知潛在客戶的聯(lián)系方式后，便使用方便、快捷、可靠的現(xiàn)代商務(wù)英語函電與他們在短短幾分鐘內(nèi)，長則幾分鐘內(nèi)取得聯(lián)系。然后可以進(jìn)行詢盤或相關(guān)交流，如果順利就可以建立業(yè)務(wù)關(guān)系最終成為真正的客戶。這樣以來企業(yè)的客戶將越來越多，同時業(yè)務(wù)量也隨之增多，以便于企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展壯大。 同樣，外貿(mào)企業(yè)可以與已經(jīng)建立業(yè)務(wù)關(guān)系的客戶加深相互之間的聯(lián)系。例如，當(dāng)外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)員在執(zhí)行合同時，出現(xiàn)任何問題或困難可立即與客戶取得聯(lián)系，并共同商議解決途徑使合同得以順利履行;另一方面，常與客戶保持聯(lián)系了解近況、加深感情在以后的合作里就更加方便順利了。

商務(wù)英語函電已經(jīng)是對外貿(mào)易中的重要組成部分，主要為貿(mào)易雙方的溝通交流搭建橋梁、準(zhǔn)確而具體地傳送雙方的各類相關(guān)信息;它起著溝通買賣雙方的媒介作用并涉及到對外貿(mào)易的各個環(huán)節(jié)。商務(wù)英語函電在對外貿(mào)易中有促進(jìn)、輔助的作用。促使對外貿(mào)易全球化、促進(jìn)對外貿(mào)易的增長、提高工作效率并降低成本、還能使企業(yè)及時與客戶溝通信息和獲得新客戶等。 我們見證了商務(wù)英語函電的逐步發(fā)展，從信函、電報、電傳到傳真、電子郵件的發(fā)展過程;它越來越完善，既方便快捷又便宜;但是現(xiàn)代商務(wù)函電依然存在一些安全因素，從而造成一些負(fù)面的影響和作用。在使用電子郵件時，可能會有“黑客”利用自己掌握的電腦系統(tǒng)，到未經(jīng)授權(quán)的情況下訪問計算機(jī)文件或網(wǎng)絡(luò)、竊取他人的機(jī)密數(shù)據(jù)資料;在傳輸信息中被中斷或存在一些潛在的軟件缺陷和安全疏忽，還有計算機(jī)病毒會破壞系統(tǒng)文件資料;因而在使用網(wǎng)絡(luò)傳輸信息(如電子郵件)時要多關(guān)注安全問題，可以設(shè)定密碼來保護(hù)客戶信息或機(jī)密資料。在信息技術(shù)迅速發(fā)展的同時應(yīng)善于發(fā)現(xiàn)它可能存在的安全因素并盡可能地完善它。

商務(wù)英語函電在對外貿(mào)易中還有很大的發(fā)展空間;相信只要通過全球人民的共同努力，商務(wù)英語函電的發(fā)展必定會比現(xiàn)今的電子郵件傳輸速度還快幾倍，并且安全系數(shù)也會相應(yīng)加大。相信在不久的將來商務(wù)英語函電會被全球的大小企業(yè)甚至個人廣泛使用，并真正實(shí)現(xiàn)信息全球化，商務(wù)英語函電將會成為對外貿(mào)易中不可或缺的一部分。

發(fā)送商務(wù)信函的目的是建立商務(wù)關(guān)系，討論某一具體細(xì)節(jié)，并試圖達(dá)成共識，從而促進(jìn)一項商務(wù)活動的開展。要達(dá)到這些目的，首先要確保讀者能清楚地理解作者的意圖。迂回或避重就輕的話語，會讓讀者對對方的語言表達(dá)能力產(chǎn)生不信任甚至懷疑，對進(jìn)一步開展商業(yè)活動不利。

模棱兩可的詞語可能會妨礙讀者對信息的理解，并可能給寄信人造成不必要的損失。

簡潔是用簡潔的語言來表達(dá)意思，在商務(wù)信函中，簡潔是為了方便溝通和工作，一個詞能表達(dá)的不需要短語，一個短語能解釋清楚的不需要一句話說。

商務(wù)信函是在商務(wù)活動的特定領(lǐng)域中，使用的一種應(yīng)用寫作形式，讀寫這類信息的是從事商業(yè)工作的人，在以職業(yè)劃分的環(huán)境中，通常存在一種便于業(yè)內(nèi)人士交流而外行聽不懂的語言，這種語言包括專門為定義一個專業(yè)概念而發(fā)明的詞語、特定領(lǐng)域常用詞的特定含義，以及由一組詞語中每個詞的開頭字母組成的縮寫詞。

專業(yè)恰當(dāng)?shù)胤g商務(wù)英語信函，要求譯者掌握足夠的商務(wù)知識，涉及經(jīng)濟(jì)、金融、國際貿(mào)易等領(lǐng)域的概念和英文縮寫。

譯者在寫譯文之前，必須通讀文本，了解原文的背景、語氣、作者的態(tài)度和寫作風(fēng)格，才能合理自然地組織語言，表達(dá)目標(biāo)信息。商務(wù)信函以商務(wù)活動為背景，信函內(nèi)容自然是比較正式的文體表達(dá)。

香港商務(wù)信函篇二

第一段：引言（200字）。

商務(wù)信函是現(xiàn)代商務(wù)溝通的重要方式，它承載著商務(wù)交流的目的和內(nèi)容。對于一位商務(wù)人士來說，寫好一封商務(wù)信函是必備的技能之一。在我接觸和寫商務(wù)信函的過程中，我積累了一些心得和體會。本文將以五段式的格式，從信函的格式、重點(diǎn)內(nèi)容、語言表達(dá)、溝通效果和注意事項等方面進(jìn)行探討。

第二段：信函的格式（200字）。

一封規(guī)范的商務(wù)信函應(yīng)包含信頭、稱謂、主題、正文、結(jié)尾和署名等要素。信頭應(yīng)寫明發(fā)送者和接收者的姓名、地址和日期，以便使信函更加正式而有條理；稱謂應(yīng)根據(jù)收信人的身份來區(qū)別對待，可以使用“尊敬的先生/女士”、“敬愛的客戶”等形式；主題應(yīng)簡潔明了，能夠準(zhǔn)確概括信函的內(nèi)容；正文是信函的核心部分，應(yīng)包括提出要求、解釋事宜、回應(yīng)問題等；結(jié)尾可以表達(dá)感謝、祝愿、期待或道歉等等；署名時應(yīng)注明發(fā)件人的姓名、職稱和聯(lián)系方式，以便于對方與你取得聯(lián)系。

第三段：信函的重點(diǎn)內(nèi)容（200字）。

商務(wù)信函的重點(diǎn)內(nèi)容往往包括幾個方面，例如，明確目的和要求、解釋原因和背景、陳述觀點(diǎn)和建議、提供信息和證據(jù)等等。在寫信之前，必須要清晰地定義自己的目的和要求，然后在正文中進(jìn)行逐條陳述。在解釋原因和背景時，要簡練明了，避免過多廢話。陳述觀點(diǎn)和建議時，要讓對方能夠容易理解你的意圖，并且提供充分的支持和解釋。同時，還要根據(jù)對方的情況提供相關(guān)的信息和證據(jù)，以增加信函說服力。

第四段：語言表達(dá)與溝通效果（200字）。

商務(wù)信函的語言應(yīng)該準(zhǔn)確、簡練、禮貌、有禮，并且要避免歧義和模棱兩可的表達(dá)。在寫信過程中，要注意句式的多樣化，使用恰當(dāng)?shù)脑~匯和措辭，避免過于繁復(fù)或生澀的語言，以便讀者能夠輕松理解。另外，要注重語氣的掌握，既要親切友好，又要保持一定的正式性。最后，要關(guān)注郵件的排版和格式，簡潔明了，方便閱讀和回復(fù)。只有語言表達(dá)得當(dāng)，才能夠提高溝通效果，達(dá)到商務(wù)信函的目的。

第五段：注意事項（200字）。

在寫商務(wù)信函時，還需注意一些細(xì)節(jié)和常見問題。首先，要明確自己的身份和角色，站在對方的角度思考問題，并注重禮貌和尊重；其次，要格外注意語法、拼寫和標(biāo)點(diǎn)的準(zhǔn)確性，以免給對方留下不良印象；另外，要及時回復(fù)他人的信函，盡量在24小時內(nèi)給予答復(fù)，體現(xiàn)職業(yè)禮儀和回應(yīng)的積極性；最后，要保護(hù)個人隱私和商業(yè)機(jī)密，以及正式場合下的文書格式和禮儀規(guī)范。

結(jié)論（200字）。

通過分享我對商務(wù)信函的心得和體會，希望對讀者在商務(wù)寫作中有所幫助。規(guī)范的格式、清晰的內(nèi)容、恰當(dāng)?shù)恼Z言表達(dá)、良好的溝通效果以及注重一些注意事項，都是寫好商務(wù)信函的關(guān)鍵。只有不斷實(shí)踐和優(yōu)化自己，在寫作中不斷積累經(jīng)驗，才能夠?qū)懗龈痈咝?、?zhǔn)確、專業(yè)的商務(wù)信函，為商務(wù)交流和合作搭建起更好的橋梁。

香港商務(wù)信函篇三

xx技術(shù)開發(fā)總公司：

我司于x年x月x日去函給貴公司，聯(lián)系我司在xx向貴公司購買二宗用地（7000平方米和3000平方米）的辦證事宜，貴公司也根據(jù)當(dāng)時實(shí)際情況向我司作出了回復(fù)。

近來，上級管理部門在檢查我司工作時多次墩促我司著力解決上訴二宗用地的歷史遺留問題，明晰權(quán)屬，為企業(yè)改制創(chuàng)造必要條件。為此，我司特致函貴司，望盡快辦出二宗用地國土規(guī)劃兩證或復(fù)函說明二宗用地的現(xiàn)狀，提出比較具體解決問題的辦法。

寫信人：

日期：

香港商務(wù)信函篇四

1.寫信時想象自己就是消費(fèi)者。這是書寫成功銷售信函最重要的方面，但卻經(jīng)常被人們忽略。想象自己就是這封信件的讀者，要寫一些消費(fèi)者想要知道的事情——而不是你想說的事情。

你要有吸引消費(fèi)者的內(nèi)容，如果你只是強(qiáng)調(diào)你的業(yè)務(wù)，你將失去機(jī)會。記住，你的客戶最關(guān)心的是他或她的需求和愿望得到滿足，而不是你銀行帳戶中收入的增加。

2.組織信件內(nèi)容。銷售信函就像中學(xué)的期末總結(jié)，包括引言、正文和結(jié)論。在引言中，表明寫信的目的。正文就是你的“賣場”，在這一部分闡明你所提供的產(chǎn)品或服務(wù)為什么是無法抗拒的。結(jié)論要用簡明的語言概括你觀點(diǎn)，并且要求客戶接納你的產(chǎn)品或服務(wù)。

3.要讓它易于閱讀。有許多銷售信函人們連看都沒看就丟掉了，因為這些信太復(fù)雜。不要讓類似的事情發(fā)生在你身上。試試以下這些方法：。以一種對話的方式寫，就像你平時說話一樣；推銷信中通常沒有必要用正式的口吻。使用短句子。當(dāng)你開始以更隨意的方式寫信時，句子自然會變得更短……以小段落方式寫作。人們喜歡邊吃早餐邊閱讀。如果銷售信函不能做到文筆流暢、簡單自然，那就重寫……編輯、校訂你的信函。除了信函難讀外，拼寫錯誤和語法錯誤也會破壞信函的可信度和效力。

4.抓住讀者的注意力。大標(biāo)題不一定只能用于廣告宣傳語。它們還能用于告知一些讀者感興趣的事情，這些字要加粗加黑，以便抓住讀者的注意力。

5.你也可以用一個很長的標(biāo)題——三到四個句子——以說明信息的重要性。無論哪種形式，都能引人關(guān)注，這樣消費(fèi)者會渴望讀完剩下的內(nèi)容了。

6.使讀者感興趣。通過不斷的有趣的信息使銷售信函的內(nèi)容能深入讀者的生活，使讀者對它感興趣，語氣要積極主動。書寫時，要以文字的生動吸引人為基礎(chǔ)，這樣讀者才有信心繼續(xù)讀下去。每句話都要能提起人們的.興趣；否則讀者會立刻感到厭煩。重要的部分建議用手寫體或一個不同顏色的箭頭加以強(qiáng)調(diào)，這會保持讀者的興趣。

7.使讀者想得到你的產(chǎn)品或服務(wù)。向讀者提問——在銷售信函中什么樣的商品或服務(wù)適合您？——的方式是最佳的。人們每天都被戶外的廣告牌、廣播電視的廣告及直接的郵件狂轟亂炸——所有的這些廣告都是為了銷售產(chǎn)品。而你的信會因為不是一味地賣東西而是為了提供幫助顯得十分突出。

人們不是為了買產(chǎn)品或服務(wù)而購買，他們是希望從購買中得到物質(zhì)或精神上的滿足。記住，你不是在賣餐桌，你賣的是一個快樂的港灣，在那里所有的家庭成員團(tuán)聚在一起、其樂融融。這就是兩種銷售方式之間巨大的區(qū)別。

8.讓讀者采取行動。潛在的消費(fèi)者是不知道你的想法的，除非你告訴他們下一步該做什么。如果你希望他們與你聯(lián)系，那么在你的信中要提醒他們并且提供你的電話號碼。如果你希望他們拜訪你的機(jī)構(gòu)、邀請他做短暫的停留，就要給他們留下清楚的地址方位，以及具體的辦公時間。

非常重要的是督促你的讀者立刻采取行動。他們回應(yīng)的時間越長，你得到回應(yīng)的可能性就越校如果你處在勸說階段，要提供一個具體的時限。如果你只剩幾個有效名額，要確實(shí)地聲明數(shù)量有限。這會使得人們立即行動。

香港商務(wù)信函篇五

在寫信時，為了避免傳輸錯誤信息，務(wù)必使書信的基本內(nèi)容“按部就班”、完整無缺。

例如，在信文中提到收到對方來信，或是在末尾落款時，不可一筆帶過，而應(yīng)準(zhǔn)確到具體日期。一般要求寫明何月何日，必要時還須寫明何年何月何日何時。

在書寫信封時，雙方的郵編不可缺少。另外，在書寫收信人及發(fā)信人地址時，要力求其完整，而不宜采用簡稱。惟有如此，方能確保書信被及時送達(dá)，或是因故被退還時不至于丟失。

書寫信函時，必須使之清晰可辨。要做到這一點(diǎn)，須注意以下四個方面：

（１）字跡要清楚，切勿潦草、亂涂亂改。

（２）要選擇耐折、耐磨、吸墨、不洇、不殘、不破的信紙、信封，切勿不加選擇，隨意亂用。

（３）要選用字跡清楚的筆具與墨水。在任何時候，都不要用鉛筆、圓珠筆、水彩筆寫信，紅色、紫色、綠色、純藍(lán)等色彩的墨水也最好別用。

（４）在書信里敘事表意時，要層次明、條理清，有頭有尾，切忌天馬行空、云山霧罩，令人疑惑叢生，不知所云。這是寫商務(wù)信函要特別注意的一點(diǎn)。

寫信如同作文一樣，同樣講究言簡意賅、適可而止。在一般情況下，寫信應(yīng)當(dāng)“有事言事，言罷即止”，切勿洋洋灑灑、無休無止。

當(dāng)然應(yīng)當(dāng)避免為使書信簡潔而矯枉過正，走向另一個極端，過分地惜墨如金，而使書信通篇冰冷乏味。

在寫信時，不論是稱呼、敘事，還是遣詞造句，都必須做到正確無誤。

在信中，杜絕出現(xiàn)錯字、別字、漏字、代用字或自造字，也不要為了省事，而用漢語拼音或外文替代不會寫的字。

在書寫收信人姓名、地址、職務(wù)及尊稱時，不允許出現(xiàn)任何差錯。

書寫信封時，在收信人姓名之后書寫的稱呼如“同志”、“先生”、“小姐”等等，是專供郵遞員或帶信人使用的，而并非是發(fā)信人對收信人所用的稱呼，因此像“大人”、“愛妻”、“小弟”之類的私人稱呼，是不宜出現(xiàn)的。

寫信人在寫信時，要像真正面對收信人一樣，以必要的禮貌，去向?qū)Ψ奖磉_(dá)自己的恭敬之意。其中的一個重要做法，就是要盡量多地使用謙詞與敬語。

例如，在信文前段稱呼收信人時，可使用諸如“尊敬的”、“敬愛的”一類提稱詞。對對方的問候必不可少，對對方親友亦應(yīng)依禮致意。在信文后段，還應(yīng)使用規(guī)范的祝福語，等等。

商務(wù)信函的格式商務(wù)信函主要是為開展業(yè)務(wù)而用的，其格式與一般書信有所區(qū)別，主要有：

商務(wù)信函的稱謂應(yīng)鄭重，私人信函中過分親昵的稱呼在這里是不適用的。

方此類信函在上述稱謂的前邊加“親愛的”，我國習(xí)慣上加“尊敬的”一類詞。

商務(wù)信函在許多情形下是寫給不知姓名的人的，此時的稱呼可以有以下情形：只稱其為“先生”或“女士”（或“小姐”），且在前邊加上“尊敬的”一類字眼以職務(wù)相稱，如“經(jīng)理先生”、“編輯女士”、“主持人小姐”一類均是。此外，這種情況下不能用太過泛泛的稱謂，否則可能收不到良好效果，比如稱“有關(guān)人士臺鑒”，“有關(guān)人士”就可能覺得與己無關(guān)而擱置一邊。當(dāng)然，如果能夠通過一些渠道打聽清楚你要聯(lián)系的人的姓名，要更好一些。

結(jié)尾的落款要求和開頭相對應(yīng)，開頭是哪種關(guān)系程度的稱呼，落款也應(yīng)是相應(yīng)的程度。比如，稱呼是連姓帶名的“xxx先生”，落款就是連姓帶名的“xxx”；稱呼是不帶姓的“xx先生”，落款就不帶姓。大企業(yè)、大單位的商務(wù)信函往往是打印的，但落款處還要有親筆簽名。

一般的企、事業(yè)單位都有自己的專用信箋和信封。對于高規(guī)格的業(yè)務(wù)活動來說，對此兩項也有比較嚴(yán)格的要求。一般來說，信箋、信封都應(yīng)有單位的名稱、徽標(biāo)以及地址、電話，樣式上應(yīng)穩(wěn)重而具有吸引力，質(zhì)地上盡可能優(yōu)良，印刷上盡可能優(yōu)美，借以表明單位的實(shí)力和形象。

香港商務(wù)信函篇六

詢價，是由買方向賣方就某項商品交易條件提出的詢問。詢價目的是請對方報價.詢價對交易雙方都沒有法律上的約束力。

(2)詢價函的結(jié)構(gòu)及寫作方法。

詢價函可以向賣主索要主要商品目錄本、價目單、商品樣品、樣本等，也可以用發(fā)詢價單或訂單的方式詢問某項商品的具體情況。

詢價函例文1。

詢價函。

先生：

我公司對貴廠生產(chǎn)的綠茶感興趣，需訂購君山毛尖茶。品質(zhì)：一級。規(guī)格：每包100克。望責(zé)廠能就下列條件報價：

l.單價。

2.交貨日期。

3.結(jié)算方式。

如果貴方報價合理，且能給予最惠折扣，我公司將考慮大批量訂貨。

希速見復(fù)。

副食品公司。

×年×月×日。

詢價函例文2。

××公司：

請貴方給我方寄來按照所附明細(xì)提供零件的報價一式三份。

請按明細(xì)單所列各項在報價中注明品名全稱、型號、技術(shù)規(guī)格、材質(zhì)、價格和重量，并請注明可能的交貨期和按立方米計算的總交貨量。

亦請分別注明包裝費(fèi)和運(yùn)輸費(fèi)。

請貴方告知我方寄出報價的盡可能準(zhǔn)確的日期。

如貴方因故不能提出報價，請貴方盡快回信告知我方，我方將十分感謝。

預(yù)致謝意。

××公司×先生。

×年×月×日。

香港商務(wù)信函篇七

第一段：引言（100字）。

商務(wù)信函在現(xiàn)代商務(wù)交流中起著重要的作用。它是一種正式的書面溝通方式，用于與合作伙伴、客戶、供應(yīng)商等進(jìn)行交流。在與他人的商務(wù)信函中，我收獲了許多寶貴的經(jīng)驗和體會。

第二段：準(zhǔn)備（200字）。

在寫商務(wù)信函之前，良好的準(zhǔn)備是至關(guān)重要的。首先，我必須確保我了解收件人的背景、需求和期望，以便編寫針對性的信函。其次，我會仔細(xì)考慮信函的目的和內(nèi)容，并制定清晰的行動計劃。此外，我還會收集所需的支持材料，并它們按照邏輯順序組織起來，以確保信函的條理性和連貫性。

第三段：用詞（200字）。

商務(wù)信函的用詞應(yīng)準(zhǔn)確、簡潔且具備禮貌性。使用不規(guī)范的語言或大量的術(shù)語可能導(dǎo)致誤解或溝通障礙。因此，我盡量使用簡單明了的語句，避免使用復(fù)雜的詞匯和長句。此外，我會用積極的語氣來表達(dá)觀點(diǎn)，以打造積極向上的溝通氛圍。同時，我還會運(yùn)用專業(yè)術(shù)語和行業(yè)內(nèi)常見的簡稱，以顯示我對行業(yè)的熟悉度和專業(yè)素養(yǎng)。

第四段：結(jié)構(gòu)（300字）。

商務(wù)信函的結(jié)構(gòu)對于有效地傳達(dá)信息至關(guān)重要。為了使信函更易讀，我通常將其劃分為三個部分：引言、主體和結(jié)尾。在引言部分，我會簡要介紹寫信的目的，并明確我將在信函中提及的要點(diǎn)。在主體部分，我會詳細(xì)解釋和說明每個要點(diǎn)，并提供相關(guān)的論據(jù)和支持材料。在結(jié)尾部分，我會總結(jié)主要觀點(diǎn)，并提出進(jìn)一步行動的建議。此外，在信函的開頭和結(jié)尾，我還會用恰當(dāng)?shù)膯柡蚝透兄x表示對方的尊重和感激之意。

第五段：后續(xù)（300字）。

商務(wù)信函的撰寫只是溝通過程的一部分，后續(xù)工作同樣重要。通常，我會設(shè)定一個時間框架，以確保我及時收到回復(fù)，并跟進(jìn)進(jìn)一步的行動。在等待回復(fù)期間，我會根據(jù)需要保持聯(lián)系，以解答任何問題或提供額外的支持。一旦收到回復(fù)，我會盡快做出回應(yīng)，并采取適當(dāng)?shù)男袆?。?dāng)一次商務(wù)信函的往來結(jié)束時，我會進(jìn)行總結(jié)和反思，以查看在信函溝通中有哪些改進(jìn)的空間，并將這些經(jīng)驗應(yīng)用于未來的寫作中。

總結(jié)（100字）。

通過與他人的商務(wù)信函的交流與撰寫，我意識到其中的重要性和技巧。準(zhǔn)備、用詞、結(jié)構(gòu)和后續(xù)工作的合理運(yùn)用對于成功的商務(wù)信函至關(guān)重要。通過不斷練習(xí)和改進(jìn)，我相信我在商務(wù)信函的撰寫和溝通方面將不斷提升。

香港商務(wù)信函篇八

【經(jīng)理人職場-訊】商業(yè)函件是一種新興的廣告形式，利用郵政點(diǎn)多面廣的優(yōu)勢，以郵寄信件的方式，將您要求寄發(fā)的廣告、商品介紹、訂貨單、調(diào)查征詢函、通知單等投送到指定的收件人手中。目前商業(yè)函件的種類有信函型商函、對帳單型商函、郵送廣告(印刷品形式)、貨樣廣告型商函、郵政廣告郵資明信片(含企業(yè)拜年卡)等。

廣告函件與廣播電視及報刊廣告相比，具有廣告發(fā)布面廣、針對性強(qiáng)、手續(xù)簡便、價格便宜、方便迅速等特點(diǎn)。

為方便廣告客戶的使用，各地郵政局可為客戶提供商業(yè)函件的策劃、設(shè)計、制作(可提供企業(yè)和單位名址庫)、投遞等一條龍服務(wù)。

郵政混合信函業(yè)務(wù)是用戶利用計算機(jī)發(fā)信，通過因特網(wǎng)傳輸，由專用設(shè)備打印、封裝，按國內(nèi)平常信函進(jìn)行投遞的信函業(yè)務(wù)，是計算機(jī)通信技術(shù)和郵政傳統(tǒng)信函投遞業(yè)務(wù)相結(jié)合的.產(chǎn)物，具有傳遞速度快、保密性強(qiáng)、成本低、效率高等特點(diǎn)。

價格標(biāo)準(zhǔn)。

用戶使用計算機(jī)，用郵政提供的專用發(fā)信軟件、郵資卡，采取網(wǎng)上納費(fèi)的形式，通過internet向郵政信函服務(wù)器交寄信函，郵政信函服務(wù)器自動完成信函受理、計費(fèi)、轉(zhuǎn)發(fā)等工作，并由收件人所在地的專用信函打印封裝機(jī)全自動地完成信函的打印、封裝過程，最后由郵政部門采用與平常信函混封的方式將信函投交收件人。

1、與e-mail相比較。

e-mail是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)用戶和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)用戶之間的通信工具，而混合信函可便捷實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)用戶和任意用戶之間的通信。

商務(wù)信函側(cè)重于大批量的商務(wù)信函(具有價格便宜的特點(diǎn)，主要是針對廣告信函的賬單類信函)，而混合信函則是側(cè)重于中小批量的商務(wù)信函業(yè)務(wù)(非大宗廣告類信函)。