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舉辦會務工作匯報篇一

一、部門成立時間及人員配置情況

? 會務服務部成立于2010年1月20日。

? 截止2011年11月底，部門在冊員工77人，其中管理人員6名。

二、主要工作內(nèi)容、機構(gòu)及職責

1、主要工作內(nèi)容：

1）會議服務

2）展廳講解

3）音視頻設備維護保養(yǎng)

4）樓宇保潔

2、機構(gòu)及職責

1）會議組

2）會展組

3）設備組

4）保潔組

? 會議組：現(xiàn)有主管1人，會議服務員19人，保潔員6人，共計26人。主要負責綜

合辦公樓大廳前臺接待、會議室、總經(jīng)理部日常接待服務和衛(wèi)生清掃工作；一期生產(chǎn)辦公樓會議室、總經(jīng)理部日常接待服務和衛(wèi)生清掃工作；一期生產(chǎn)辦公樓日常樓宇保潔工作。會議組同時還負責為進入核島參觀的領導到雙圍墻更衣室更換工作服、鞋和安全帽的發(fā)放工作，日常還要協(xié)助核電公司辦公室和各處室做好各項力所能及的接待服務工作。

? 具體工作區(qū)域：

? 主要包括一期生產(chǎn)辦公樓各會議室及綜合樓各會議室與接待區(qū)域。

? 綜合樓包括：一樓報告廳1

23、一樓報告廳貴賓休息室10

1、一樓大廳貴賓接待室

7、九樓貴賓接待室9

23、九樓視頻會議室9

22、十樓總經(jīng)理部會議室100

7、電梯間休息廳1003等會議接待區(qū)域

? 綜合辦公樓總經(jīng)理部辦公室有18個：

903（董事長）、901（吳秀江）、912（魏國良）、902（李強）、909（黃潛）、910（姜

波）、911（申彥鋒）、919（顧穎賓）、920（劉兆華）、921（李華平）、928（趙強）、918（王生有）、906（高軍）、926（吳潛）、905（帥希建）、935（段勇）、913（毛處）、606（石嶺、（712）師慶維、（812）崔方水、（518）盧鐵忠。其中90

1、90

2、90

3、90

9、9

10、9

11、9

12、9

19、920、9

21、928這十一間是帶休息室和衛(wèi)生間的，另外903董事長（30人）會議室等。

? 綜合辦公樓會議組還有員工茶水間共6個：分別是三樓西、五樓西、六樓東、七樓

西、九樓東、十樓西。另外，在一樓報告廳和九樓總經(jīng)理部分別有帶整體櫥柜的操作間。

一期生產(chǎn)辦公樓會議室有8個：120、216、210（貴賓接待室）、報告廳、30

3、314、40

4、418。 一期生產(chǎn)辦公樓總經(jīng)理部房間有3個：204（黃總）、409（顧總）、407（申總）大廳前臺接待

? 根據(jù)核電辦公室要求，工作期間必須保證有人在崗，除節(jié)假日以外午間不休息.? 負責一樓報告廳、貴賓休息室、貴賓接待室的衛(wèi)生和服務工作。

? 九樓重要區(qū)域工作情況：

兩班倒：7：30~15：3014：00~19：50

?會展組：

? 現(xiàn)有副主管1人，講解員3人，會議服務員2人，保潔員2人，共計8人。會展中心展廳作為核電公司對外宣傳的窗口，講解員嫻熟的講解技巧、優(yōu)雅整潔的儀容儀表，員工熱情的服務為廣大賓客留下了深刻印象，并先后被評為： 全國工業(yè)旅游示范點、江蘇省愛國教育基地、江蘇省科普教育基地、連云港市科普

教育基地及中央企業(yè)團工委授予的“青年文明號”。

講解員工作內(nèi)容：

? 負責日常參觀接待的講解工作，根據(jù)接待量輪流講解，接待后及時登記到參觀記錄本上，每月月底匯總上傳到核電網(wǎng)頁上。每次接待前準備好宣傳資料和相應紀念品，接待后及時整理、補充資料。負責查閱當天報紙上有關田灣核電信息，找出整理并剪貼，保留原件再復印兩份存檔。每月協(xié)助政工辦整理分發(fā)核電報，剩余報紙放在展廳宣傳欄內(nèi)，可分發(fā)給外來參觀游客。周末保證有講解員值班，負責接待、區(qū)域巡視，值班所產(chǎn)生的加班在本月及時換休，如提前接到參觀單較多，周末可安排兩人值班。外出接待：

? 配合核電公司政工辦參加核工展等展會接待宣傳工作。

? 配合核電公司處室參加每年公眾調(diào)研、“6.5世界環(huán)境日”等活動，做好核電宣傳工作。會議服務員工作內(nèi)容：

1、負責會展中心貴賓接待室、貴賓會議室、貴賓休息室、報告廳、衣帽間、b、d

段咖啡間的衛(wèi)生清掃和會議服務工作

保潔員工作內(nèi)容：

? 負責所有會展的公共區(qū)域保潔工作，包括：地面、墻面、衛(wèi)生間、樓梯、扶手、玻

璃墻、門框、會展外圍等。

? 設備組：

設備組現(xiàn)有副主管1人，員工4人，共計5人。

主要負責：

? 核電公司會展中心報告廳、貴賓接待室、兩處島內(nèi)早會室等各報告廳、會議室、接待室、運行培訓教室等區(qū)域的音視頻及l(fā)ed屏設備的運行維修、維護保養(yǎng)工作。核電公司現(xiàn)場具有音視頻設備的場所24處、單件設備3727件、固定資產(chǎn)總值3000

余萬元。設備組員工在接待量大、人員少的情況下主要任務是保證核電公司現(xiàn)場所有音視頻設備在確保安全的情況下時刻處在即開即用的良好狀態(tài)，配合其它班組按時、高效的完成上級領導布置的各項接待任務。

? 保潔組：

現(xiàn)有主管1人，保潔員33人，電工2人，共計36人。

主要負責：

核電現(xiàn)場15幢樓宇、近30000平方米公共區(qū)域的日常保潔工作及核電各處室的臨時用

工，截止11底外派勞務臨時用工41.5個工日，合計：3810元。目前分為外圍、綜合辦公樓、環(huán)境監(jiān)測樓3個區(qū)域。

外圍區(qū)域

? 人員配置：8人 保潔面積：14000平方米 工作內(nèi)容：負責保衛(wèi)樓、非典房、大修休息室、02辦證室、信息中心、培訓中心、新指揮部、北區(qū)電儀樓、北區(qū)維修樓9個樓宇的日常保潔工作。其中行政樓、培訓中心307會議室、新指揮部211會議室需要進行會議服務工作。截止11月份外圍會議服務1200次、14316人次。

綜合辦公樓

? 人員配置：23人

? 保潔面積：16000平方米 工作內(nèi)容：負責綜合辦公大樓、南門辦證室、工程公司、綠化樓、倉儲樓5個樓宇的日常保潔工作。

環(huán)境監(jiān)測樓

? 人員配置：4人（2名保潔員、2名電工）

保潔面積：700平方米 工作范圍：負責環(huán)境監(jiān)測樓的日常保潔及變配電室、柴油機房內(nèi)設備的日常巡檢、維護工作。

舉辦會務工作匯報篇二

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會務工作總結(jié)

2011年 *月 * 日至 * 日，*** 論證會在*** 風景區(qū)召開，本

次會議由 ***** 主辦，**** 承辦，具體由

*****負責。本次會

是 *** 第一次高規(guī)格、大規(guī)模議，無論在人數(shù)上還是規(guī)模上，的隆重接待。會議期間，我司圓滿完成了籌備工作領導小組

安排的各項任務，展示了公司的接待能力和服務水平，現(xiàn)總

結(jié)如下：

一、節(jié)儉高效，各負其責

本著“節(jié)儉、高效辦會”的原則，為切實做好論證***

5 天成立了會議籌備工作領會的會議服務工作，我司僅提前

導小組，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)有關會務工作。籌備工作領導小組成立以

后，結(jié)合本次會議特點，在籌備小組下設了綜合協(xié)調(diào)、秘書、5 個工作組，明確劃分了各小組會務、宣傳報道和安全保衛(wèi)

工作任務，提出了具體的工作要求，確定了工作時限。各工

作組又將分工的各項任務再次細化，使名單匯總、住宿安排、就餐安排、陪同團安排、領導協(xié)調(diào)、招待會、注冊簽到、車

輛保障、車輛調(diào)度、衛(wèi)生防疫、賓館聯(lián)絡、票務服務等任務都落實到人，人人各負其責，相互銜接，相互幫助，在籌備人員的一致努力下，各項工作環(huán)環(huán)相扣，井然有序，確保了本次會議得以順利召開。

二、群策群力，大膽創(chuàng)新-------

同志親自掛帥，精心組織，全本次會務接待工作由 ****

面指揮。會務組所有工作人員心往一起想、勁往一處使，團結(jié)協(xié)作，敢打敢拼。大家分工不分家，在做好各自工作的同時，遇到會務組的重要任務、大型活動時，大家都是齊心協(xié)力，一齊上陣，基本上接待地點的每一個場所，都留下了每個籌備人員忙碌的身影。應該說，會務組任務的圓滿完成，是所有籌備人員頑強拼博、共同努力的結(jié)果。

本次會議接待期間，會務組針對具體實際大膽創(chuàng)新、開拓思路，積極嘗試會務接待工作的新做法、新思路，取得了很好的效果。例如，由于本次會議參會人員有市級及外省來

高速公路個迎接小組到 *** 5 的領導和專家，會議組為此組建了迎接，每個小組落實一名接待專員和一部接待車輛，同時帶**** 有接待參會人員的指示牌。

三、主要做法

各工作組分別按接待方案的要求各自分工，在經(jīng)過大家的共同協(xié)商和反復推敲，確保萬無一失后方組織實施。

綜合協(xié)調(diào)組，自接到會議通知后，立即召集相關人員1.召開會議，為切實做好會務接待工作，加班加點對各工作組的方案進行了修改，確保萬無一失后方組織實施。

秘書組，根據(jù)召開會議的要求，馬上進行了會議所需2.余天的加班加點、晝夜工作和匯報材料的收集工作，經(jīng)過5

專人跟蹤落實，確保了會議上匯報材料的詳實無誤；在準備-------

匯報材料的同時，擬定籌備工作方案、編制《會議服務指南》、擬定歡迎辭等會議室的各項籌備工作，確保了本次會議的順

利召開；同時還負責了會場的全過程錄音、錄像和拍照，做

好了會議的后勤服務工作。

3.會務組，自會務組成立開始，一是馬上進行了來賓名

1 天的加班加點、晝夜工作單和行程的匯總收集工作，經(jīng)過

40和專人跟蹤落實，確保了余名重要來賓及團組名單和行

程的詳實無誤；二是在做好名單匯總的同時，在會前提前對

彭水縣摩圍山風景區(qū)的房間類型和數(shù)量進行了落實，同時根

據(jù)來賓名單的隨時變化不斷進行調(diào)整，有效地進行了安排與

部署；三是來賓的注冊簽到，落實專人在風景區(qū)接口處負責

參會代表和工作人員的報到、接待工作，發(fā)放房間號牌。四

是整個會場的布置，會場會標的制作、張掛，座位牌的制作

(茶水供擺放，策劃、營造賓館、會場周圍的氛圍，會場服務

應，每 5 分鐘加一次開水)，落實會議室地點及食宿安排，做

好了會議后勤保障工作；五是紀念品的送出，由各縣外來賓的駕駛員代為領取，方便了來賓，節(jié)約了時間；六是會議結(jié)

束后，指定了專人對開銷費用進行統(tǒng)結(jié)。各相關負責人對所

使用設備、剩余物質(zhì)、可重復使用物質(zhì)進行了收回入庫并登

記。經(jīng)過這些統(tǒng)籌安排，會務組為領導和專家在會議期間提

供了切實的保障和周到的服務。

宣傳報道組，為切實做好宣傳報道工作，一是4.借****-------

調(diào)了 1 名經(jīng)驗豐富的工作人員，來指導我司工作人員制作

ppt 匯報材料；二是積極主動地聯(lián)系電視臺，報社記者，及

時報道會議新聞；三是做好了會場所需儀器設備的安裝和調(diào)

試工作，確保了會議順利召開并取得了圓滿成功。

5.安全保衛(wèi)組，包括會議車輛調(diào)度和安全保衛(wèi)工作，車輛調(diào)度工作，根據(jù)每天的活動情況和會務組的需求統(tǒng)籌安

排，整體協(xié)調(diào)，并向 *** 借調(diào)了四部車輛由我司統(tǒng)籌安排，為

運輸物質(zhì)、車輛引道、油料保障、會務其他用車提供了有力的保障。安全保衛(wèi)工作，負責領導、專家住地和會場秩序維

護和安全保衛(wèi)工作，確保了本次會議無安全事故或險情發(fā)

生。安全保衛(wèi)組圓滿地完成了籌備工作領導小組安排的各項

工作。

四、經(jīng)驗與教訓

（一）歸納起來，有如下的經(jīng)驗值得傳承：

1．及早策劃，明確要求、精心準備

秘書組對會務工作進行了全面的策劃和準備，分工負

責，全力以赴，環(huán)環(huán)相扣，精誠協(xié)作的總要求，統(tǒng)一了思想，協(xié)調(diào)了步調(diào)，所有成員都以竭誠提供服務為己任。

2．抓住重點，強化執(zhí)行

會務組把行程安排做為一個重要的環(huán)節(jié)，在一開始就予

以高度重視。會務組指派專人，主動聯(lián)系領導和專家，克服-------

困難（有的專家一時定不下自己的行程，會務組人員耐心予

以關注），對會議的如期召開做出了自己的努力。

．借助酒店優(yōu)勢，及時分發(fā)資料

3對于會議布置過程中，需要分發(fā)給每個房間的水果、香煙，會務組通過酒店服務員及時送到位。既節(jié)省了人力，也可避免某些不必要的困難和對專家造成的干擾。（二）本次會務工作值得吸取的教訓如下：

．及時做好技術工作向會務工作的轉(zhuǎn)變

1二是，技 一是，要轉(zhuǎn)變思想，深刻認識會務工作的重要性；術工作決不能拖累會務，要保證在參會領導和專家簽到前

提供正式接待指南。三是，要群策群力。本次會務工作過程中，發(fā)現(xiàn)有某些同志，會務組安排他去協(xié)助會務，他卻找借口加以拒絕，并錯誤地認為會務不是技術人員該作的事，這種事不關己高高掛起的思想態(tài)度必須嚴厲予以批評。

．一定要高度重視會議接待指南的編制

2本次會務工作，最不能容忍的錯誤就是會議指南中出現(xiàn)

了陪同人員的職務錯誤，以及風景區(qū)地圖較小而不方便領導

和專家的查看。希望大家以此為反面典型，以精益求精的態(tài)

度，始終注重細節(jié)，在下一步工作或類似的會務工作中認真

加以吸取。

．強調(diào)分工負責，避免政出多門-------

3做任何事情，首先要強調(diào)分工，有分工就不需要

因為沒合作；其次，一定要強調(diào)精誠協(xié)作。做好了分工，還要強調(diào)

分工負責，要給他足夠的管理和決策權(quán)限，否則事情往往容

易造成混亂。本次會務最大的混亂就在于制定各種預案和就

餐環(huán)節(jié)，一是晚餐時間的停電事宜，因經(jīng)驗不足，考慮不夠

周全，而未制定供電預案，二是午餐時間，雖與餐飲部說明

點，但未落實專人進行節(jié)點跟蹤，因而上12 了就餐時間是

菜的不及時，導致參會人員的就餐不愉快。

要多學會務知識，避免難看4.本次會議，無一精通會務接待工作，在會場布置和就餐

安排中，對座位牌和餐位牌的擺放還不夠熟練，甚至不懂，還應加強多學習會務知識，了解職務高低的擺放順序，避免

減少難看與不愉快。

．酒店的選擇要結(jié)合實地考察評估的情況

5一是，要盡量選擇硬件好、服務好、規(guī)模大的酒店；二

及早做好應急預案是，要注意房間照度情況，三是應多次督;

促餐廳廚房把握好就餐時間，做好就餐準備。

．增強員工的綜合技能6

本次會議最后階段，有幾個同志主動承擔后勤服務工

作，值得表彰。

總之，本次會務接待工作緊張有序，充分展示了縣宏禹

水投公司全體人員的朝氣蓬勃，全體會務籌備工作人員都能

-------

樹立大局觀念和一盤棋思想，各負其責，分工不分家，加班

加點，對交叉性工作加強溝通、相互銜 接、相互幫助，確保

各項工作高效率運轉(zhuǎn)、高質(zhì)量完成，圓滿地完成了籌備領導

小組交辦的各項工作任務。-------

人與人之間的距離雖然摸不著，看不見，但的的確確是一桿實實在在的秤。真與假，善與惡，美與丑，盡在秤桿上可以看出；人心的大小，胸懷的寬窄，撥一撥秤砣全然知曉。

。人與人之間的距離，不可太近

與人太近了，常?？慈瞬磺?。一個人既有優(yōu)點，也有缺點，所謂人無完人，金無赤足是也。初識時，走得太近就會模糊了不足，寵之；時間久了，原本的美麗之處也成了瑕疵，嫌之。

與人太近了，便隨手可得，有時得物，據(jù)為己有，太過貪財；有時得人，為己所用，也許貪色。貪財也好，貪色亦罷，都是一種貪心。

與人太近了，最可悲的就是會把自己丟在別人身上，找不到自己的影子，忘了回家的路。

這世上，根本沒有零距離的人際關系，因為人總是有一份自私的，人與人之間太近的距離，易滋生事端，恩怨相隨。所以，人與人相處的太近了，便漸漸相遠。

人與人之間的距離也不可太遠。

太遠了，就像放飛的風箏，過高斷線。

太遠了，就像南徙的大雁，失群哀鳴。

太遠了，就像失聯(lián)的旅人，形單影只。

人與人之間的距離，有時，先遠后近；有時，先近后遠。這每次的變化之中，總是有一個難以忘記的故事或者一段難以割舍的情。

有時候，人與人之間的距離，忽然間近了，其實還是遠；忽然間遠了，肯定是傷了誰。

人與人之間的距離，如果是一份信箋，那是思念；如果是一個微笑，那是寬容；如果是一句問候，那是友誼；如果是一次付出，那是責任。這樣的距離，即便是遠，但也很近。

最怕的，人與人之間的距離就是一句失真的讒言，一個不屑的眼神，一疊誘人的紙幣，或者是一條無法逾越的深谷。這樣的距離，即便是近，但也很遠。

人與人之間最美的距離，就是不遠不近，遠中有近，近中有遠，遠而不離開，近而不相丟。-------

太遠的距離，只需要一份寬容，就不會走得太遠而行同陌人；太近的距離，只需要一份自尊，就不會走得太近而丟了自己。不遠不近的距離，多像一朵艷麗的花，一首悅耳的歌，一首優(yōu)

美的詩。

人生路上，每個人的相遇、相識，都是一份緣，我們都是相互之間不可或缺的伴。

人與人之間的距離雖然摸不著，看不見，但的的確確是一桿實實在在的秤。真與假，善與惡，美與丑，盡在秤桿上可以看出；人心的大小，胸懷的寬窄，撥一撥秤砣全然知曉。

。人與人之間的距離，不可太近

與人太近了，常?？慈瞬磺濉Ｒ粋€人既有優(yōu)點，也有缺點，所謂人無完人，金無赤足是也。初識時，走得太近就會模糊了不足，寵之；時間久了，原本的美麗之處也成了瑕疵，嫌之。

與人太近了，便隨手可得，有時得物，據(jù)為己有，太過貪財；有時得人，為己所用，也許貪色。貪財也好，貪色亦罷，都是一種貪心。

與人太近了，最可悲的就是會把自己丟在別人身上，找不到自己的影子，忘了回家的路。

這世上，根本沒有零距離的人際關系，因為人總是有一份自私的，人與人之間太近的距離，易滋生事端，恩怨相隨。所以，人與人相處的太近了，便漸漸相遠。

人與人之間的距離也不可太遠。

太遠了，就像放飛的風箏，過高斷線。

太遠了，就像南徙的大雁，失群哀鳴。

太遠了，就像失聯(lián)的旅人，形單影只。

人與人之間的距離，有時，先遠后近；有時，先近后遠。這每次的變化之中，總是有一個難以忘記的故事或者一段難以割舍的情。

有時候，人與人之間的距離，忽然間近了，其實還是遠；忽然間遠了，肯定是傷了誰。

人與人之間的距離，如果是一份信箋，那是思念；如果是一個微笑，那是寬容；如果是一句問候，那是友誼；如果是一次付出，那是責任。這樣的距離，即便是遠，但也很近。

最怕的，人與人之間的距離就是一句失真的讒言，一個不屑的眼神，一疊誘人的紙幣，或者是一條無法逾越的深谷。這樣的距離，即便是近，但也很遠。

人與人之間最美的距離，就是不遠不近，遠中有近，近中有遠，遠而不離開，近而不相丟。

太遠的距離，只需要一份寬容，就不會走得太遠而行同陌人；太近的距離，只需要一份自尊，就不會走得太近而丟了自己。不遠不近的距離，多像一朵艷麗的花，一首悅耳的歌，一首優(yōu)

美的詩。

人生路上，每個人的相遇、相識，都是一份緣，我們都是相互之間不可或缺的伴。-------

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舉辦會務工作匯報篇三

會務工作

案例1

會場里的“生人味”

從四面八方來的負責人差不多到齊了。李董事長環(huán)視會場，與到會的下屬不斷點頭問好，滿臉微笑。

“都到齊了嗎?”他問秘書小張。

“都到齊了，整二十位。”小張說。

突然，董事長臉上的笑容凝住了。他吸了吸鼻子，沉默了一會，一聲不響地走出了會議室。

張秘書一下子緊張起來，也跟著走了出來。與會者只得坐在那里等待。

“董事長”張秘書輕聲叫道，等待指示。

“小張，會場上怎么有股生人味?”董事長問。

“生人味?”張秘書不解地問。

“好像有不該參加的人來到了會場?！?/p>

“不會吧，”張秘書說，“名單您審定過，這里是您的簽字。來的都是各地經(jīng)銷處的負責人?！彼贸鼋?jīng)董事長審定的名單，遞給董事長。

董事長沒有接過名單，問道：“坐在我對面的那日本人怎么也到會了?”

“他是我們東京的代銷商?！?/p>

“代銷商和經(jīng)銷處長一樣嗎?”董事長嚴肅地問，“你難道不知道今天會議的議題?” “今天是研究海外市場促銷對策……”

“這是本公司的核心機密。代銷商只是合作伙伴，并不是本企業(yè)的成員，更不是研究企業(yè)經(jīng)營決策的核心成員。內(nèi)外有別啊!”董事長說。

“名單上有李明，這代銷商的中國名字也叫李明……”

“好了!你呆會兒認真地再看看那名單吧！”董事長一揮手說：“現(xiàn)在，你說該怎么辦?” “現(xiàn)在，現(xiàn)在能不能由我通知日本人讓他退出會場?”張秘書說。

“你說呢?”董事長反問道。

“這樣好像不妥，會影響關系的。”張秘書說，“是不是能改變會議議題?”

“現(xiàn)在也只有這樣了?！倍麻L說，“今天上午的議題改為介紹東京代銷商野田二郎先生與各

經(jīng)銷處長認識，交流經(jīng)銷經(jīng)驗。主要請野田先生講東京的市場狀況和他們的對策，我介紹中國“三十六計”在日本商場的運用。用半天務虛，下午正式研究問題。你通知公關部下午派人陪野田游覽市內(nèi)風景名勝，并通知公關部下午派人陪野田到張家界國家森林公園去游覽三天。三天后我抽出時間，再與他單獨研究如何拓寬雙方的合作?！闭f罷，董事長快步走進會議室。

小張待董事長離開后打開名單一看，除各銷售處長的名單外，董事長親筆加了“請東京的李明同志到會”一行字。東京的李明同志是指公司派往東京的市場調(diào)查員。而日本的野田二郎雖也叫“李明”，但不是“同志”，只是合作者。

他急忙去公關部聯(lián)系，然后打國際長途請東京的李明同志飛回總公司開會。

會場里的“生人味”是由于籌備會議的秘書人員沒有認真領會領導的意圖，沒有根據(jù)會議的主題和內(nèi)容審定與會代表資格造成的。秘書人員工作上的疏忽使得不該參加會議的人前來參加會議，應該參加的人反而沒能到會，若不及時處理，可能造成會議具有保密意義的內(nèi)容泄露出去，出現(xiàn)消極影響，甚至給組織造成損失。

再者，“會場的生人味”讓我們懂得召開一次會議，準備幾個議題的重要，它可以在情況發(fā)生變化時救急或減少不必要的損失。在這一案例中，如果董事長不因野田二郎的“生人味”而想出應急的議題，而采取不讓野田二郎開會的方法，會影響雙方關系，直至使合作關系破裂，應視為下下策。故而，秘書人員在協(xié)助領導確定和選擇議題時，有必要多準備一至兩個，是有好處的。

“會場的生人味”同樣警示我們做好會議事務，馬虎大意是要不得的。

案例2

會務準備要細致、周密

一次某地黨代表大會的開幕式上，會務人員未能按大會主持人宣布的程序播放國際歌，雖然得到補救，但終是—件憾事，并受到批評。

事情發(fā)生的過程是，會務組會前起草的“大會開幕式程序(送審稿)”中列有“奏(或播放)國際歌”的一項。大會秘書處一位負責人審稿時，擬把此項放在大會閉幕式進行，于是把此一項目在開幕式的程序中刪掉了。后來大會秘書處主要負責人定稿時，又把該項圈了回來。會務組的同志憑印象只記住已刪掉了奏國際歌此項程序，而對后來又被圈了回來一事，未加注意，因此對于在大會開幕式上“奏國際歌”一項事前未做準備，當主持人在大會上宣布“奏國際歌”時，無法奏出，一時形成了冷場。幸好會務組長急中生智，立即上臺揮拍領唱，這樣才圓了場。會后領導同志說，這一事故該予批評，吸取教訓。但在關鍵時刻能得到及時補救，這是好的，這一點值得表揚。

思考題

本案例中，會務準備方面存在哪些問題?

案例3

會前準備如何做

波揚公司準備在本市的黎明大廈召開大型的新產(chǎn)品訂貨會。參加的有本單位、外單位的人員。總經(jīng)理讓秘書部門負責安排，會上要放映資料電影，進行產(chǎn)品操作演示。而公司沒有放映機。租借放映機的任務交給了總經(jīng)理秘書劉小姐。會議的召開時間是8月9日上午十點整，而資料放映時間是十點十五分。劉小姐打電話給租賃公司，要求租賃公司在9日上午九點四十五分必須準時把放映機送到黎明大廈的會議廳。

9日上午，會議開幕前，波揚公司的秘書們正在緊張地做著最后的準備工作。劉小姐一看表，呀，已經(jīng)九點五十分了，放映機還沒有送到。劉小姐馬上打電話去問，對方回答機器已送出。眼看著各地來賓已陸續(xù)進場，劉小姐心急如焚??

思考題

1、假如你是劉小姐，對接下去可能發(fā)生的各種情況，應該如何處理?

2、假如放映機在十點十分還未送到，你將馬上向總經(jīng)理報告還是擅自決定調(diào)整會議議

程?

3、向總經(jīng)理報告后，你還應該做些什么?

4、召開大型會議前各種準備工作，包括音響、電子類裝置應提前多少時間安排?

5、有人說，會議上要用到的各種東西，最好公司都買齊。假如要借，應提前一天送到。你認為如何?

案例4

有備才能無患

某地黨委全體會議閉幕式即將開始，領導同志已走上主席臺準備入座。會務工作人員急忙趕過去，請示主持會議的領導同志：送審的主持詞是否有改動?如屬程序變動，請告知，以便做好會務準備。會議主持人卻丈二和尚摸不著頭腦：我沒見過主持詞，不知道會議由誰主持?，F(xiàn)在就要開會了，不熟悉會議程序，我不能主持會議。原來，這位領導同志有兩位秘書，其中一位接到會務工作人員提前送來的主持詞后，因為領導同志與別人交談，也沒有按照會務工作人員的要求及時請示，主觀認為：領導同志沒有特別交辦，估計主持詞不會有什么改動。因而造成主席臺上這一幕“僵局”。幸好會務組事先打印了幾份送審的主持詞，擺在幾個主要領導同志的座位上，并做好了會務準備。因此，待領導同志們臨時商議，重新確定主持人后，會議仍可按預定程序進行，避免了一次重大事故。

思考題

為什么主席臺上會出現(xiàn)“僵局”?

舉辦會務工作匯報篇四

會務工作

教學目的通過本章學習，了解會務工作的基本內(nèi)容及工作程序，學會擬定會議方案，掌握會議組織工作的環(huán)節(jié)和會務工作中的文書工作。教學方法

該課程屬于“專業(yè)崗位為中心、能力實訓為中心、情景活動為中心和問題引導為中心”的課程范型，采用案例教學、敘述式教學、討論式教學、現(xiàn)場教學、項目驅(qū)動、分組協(xié)作教學、“教-學-練”一體化的方法組織教學。教學重點

會議籌備工作；

會議方案的制作；

會見與會談的操作程序與方法；

案例分析。教學難點

會議方案的制作；

會場的布置；

案例分析；

技能訓練。教學時數(shù)

理論教學4.0課時

實訓教學8.0課時

教學內(nèi)容

案例導入：某機關定于某月某日在單位禮堂召開總結(jié)表彰大會，發(fā)了請柬邀請有關部門的領導光臨，在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。

接到請柬的幾位部門領導很積極，提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經(jīng)詢問禮堂負責人才知道，今天上午禮堂開報告會，某機關的總結(jié)表彰會改換地點了。幾位領導同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點了為什么不重新通知? 一氣之下，都回家去了。

事后，會議主辦機關的領導才解釋說，因秘書人員工作粗心，在發(fā)請柬之前還沒有與禮堂負責人取得聯(lián)系，一廂情愿地認為不會有問題，便把會議地點寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點。但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領導登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。

這個案例告訴秘書在會議準備時應注意什么問題呢？

會議概述

什么是會議？會議由哪些要素組成？哪幾個是最基本的要素？

會議是人類群體有組織地會晤、議事的行為或過程。它需要三人以上共同參與，以一定的方式聚合在一起，目的是為了議事，解決各種問題，而且這種行為和過程是有組織、有目標、有規(guī)則、有秩序、有領導的。會議要素：

1、形式要素：會議名稱、會議時間、會議地點、與會人員、會議方式。

2、內(nèi)容要素：會議指導思想、會議議題、會議目的、會議任務、會議作用、會議結(jié)果。

3、程序要素：會議準備、會議開始、會議進行、會議結(jié)束、會議決定的貫徹落實。

4、財務要素：會議經(jīng)費、會議設備、會議服務設施。 最基本的會議要素

會議時間、會議地點、與會人員、會議議題、會議程序。會議的種類有幾種？

根據(jù)不同的標準，常見的會議種類有：

按組織類型分：內(nèi)部會議和外部會議，正式會議和非正式會議；

按會期分：定期會議和不定期會議；

按出席對象：聯(lián)席會(由若干單位共同召集并參加)、內(nèi)部會、代表會、群眾會等；

按功能性質(zhì)：決策性、討論性、執(zhí)行性、告知性、學術性、協(xié)調(diào)性、報告性、談判性、動員性、紀念性等；

按議題性質(zhì)：專業(yè)性、專題性、綜合性等；

按規(guī)模大小：特大型(萬人以上)、大型(數(shù)千人)、中型(數(shù)百人上下)、小型(數(shù)十

人或數(shù)人)等；

按召開方式：常規(guī)會、廣播會、電話會、電視會、網(wǎng)絡會等；

按與會者的國籍及議題的范圍：國內(nèi)會議和國際會議等。會議有什么作用？

（一）會議的積極作用

1．交流信息，互通情報。通過會議的報告、發(fā)言、討論，可以交流工作情況，相互通氣，彼此較快地了解全局，克服認識上的主觀局限性。

2．發(fā)揚民主，科學決策。通過會議可能聽取各種不同意見，集思廣益。3．增強友誼，促進團結(jié)。會議是人與人的直接接觸，通過 交流思想，總結(jié)工作，開展批評與自我批評淪，有助于加強上下 級之間、同級之間的了解，增進團結(jié)。

4．統(tǒng)一認識，協(xié)調(diào)行動。通過會議作出決議、決定，共同 貫徹，以推動工作的開展，防上各行其是，減少相互矛盾。

5．帶動消費，促進經(jīng)濟。成千上萬的會議，已經(jīng)形成“會議產(chǎn)業(yè)”。(二)會議的負面作用。

1．造成時間、精力的浪費。美國一位管理學家說過“領導人相當?shù)囊徊糠稚跁h中度過”。前蘇聯(lián)的一位文秘專家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究資料：“會議比重占指揮員和專家工作時間的30％～33％。”日本效率協(xié)會統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)“全日本科長以上管理班人員工作時間的40％是在開會?！痹谖覈?，領導人員開會的比重究竟占多少，目前尚無人去研究，大約不會低于上述所列百分點。如果眾多的領導者都陷入會海，哪里會有時間和精力去做他們該做的事呢? 2．金錢的浪費。開會就要用錢，越高級、越長、越大型的會議，一般說來用錢越多。會議費用有些是正當而必須的，有些則是可用可不用的，有些則純屬鋪張浪費。

3．信息的重復、浪費。有些會只是層層傳達，復述上級意見，或者為會而會，走過場、搞形式，本身并不結(jié)合實際，其結(jié)果是制造重復信息，滋長文牘主義。

4．滋長不正之風。長期以來，有少數(shù)干部成了專門開會的“職業(yè)開會者”，還有些人極力爭取參加各種會議，無非是借機在旅游勝地公費游覽。還有些人除了“開會”外，別無他事，開完會并不去認真?zhèn)鬟_貫徹，成為典型的會議型官僚主義者。近年來還出現(xiàn)利用會議斂財，收取各種名目的贊助。課堂討論：

你參加過一些什么樣的會議？你是否喜歡這些會議？為什么？

會議申報與審批的形式有哪些？

口頭申報、書面申報、會議申報。

會議申報應遵循什么原則？

精簡從嚴原則、“一枝筆”原則。指導會務工作的原則有哪些？

1、準備充分；

2、組織嚴密；

3、服務周到；

4、確保安全。 會議成本意識

開會時要耗費經(jīng)費的，一般來說會議人工成本是這樣計算的： 會議成本= 2abt 式中 a—與會者平均工資的3倍（以小時計）;b—參加會議的人數(shù);t—會議的時間（以小時為單位）。

a為與會者平均工資的3倍是因為勞動產(chǎn)值遠比工資高，乘以2是因為開會時經(jīng)常性的工作中斷而造成了損失等間接成本都計入其中，成本就將更高昂。而會議的總成本還需要加上開會所需的經(jīng)費。會議秘書工作的基本任務 1，組織的工作

主要包括：

(1)協(xié)助領導確定會議議題；(2)根據(jù)議題安排議程、日程；(3)發(fā)會議通知，負責會議報到；(4)對與會人員進行編組；(5)布置會場，安排座次；

(6)印發(fā)會議證件(出席證、列席證、工作證等)；(7)負責會議簽到；(8)會中組織和協(xié)調(diào)；

(9)會場其他組織和管理；

(10)會外的聯(lián)絡和協(xié)調(diào)(負責與會議有關的邀請、報道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的聯(lián)系和組織)。(11)會議的結(jié)束收尾工作。2．文書工作

主要包括：

(1)會議文書的起草；(2)會議文書編寫；(3)會議文書印發(fā)及管理。3．生活管理工作

主要包括：

(1)與會人員的食宿管理；(2)會議的財務管理；(3)會議的交通保障；(4)會議的文化活動；

(5)與會人員的醫(yī)療保健。4．安全保衛(wèi)工作

主要包括：

(1)會議的保密工作；

(2)會議的警衛(wèi)工作；(3)會場內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作。

從以上秘書工作的基本內(nèi)容中，我們可以看出，會議工作對秘書的組織能力、寫作能力、管理能力、交際能力等都有很高的要求。秘書辦會，離不開辦文、辦事能力。會議工作最能集中反映出秘書的綜合素質(zhì)。

會務工作的具體內(nèi)容

會務工作流程圖

會前：確定會議主題與議題→確定會議名稱→確定會議規(guī)模與規(guī) 格→ 明確會議組織機構(gòu)→ 明確會議所需設備和工具→確定會議時間與會期→ 確定與會者名單→ 選擇會議地點→ 安排會議議程和日程→ 制發(fā)會議通知→ 安排食住行→準備會議文件材料→ 制作會議證件 → 制定會議經(jīng)費預算方案 →布置會場 →會場檢查 會中：報到及接待工作 → 組織簽到→ 做好會議記錄→ 做好會議值班保衛(wèi)工作 → 會議信息工作 → 編寫會議簡報或快報→ 做好會議值班保衛(wèi)工作→ 做好會議保密工作 →做好后勤保障工作

會后：安排與會人員離會→ 撰寫會議紀要 → 會議的宣傳報道→ 會議文書的立卷歸 檔 →催辦與反饋工 作 →會議總 結(jié)

一、確定會議籌備方案（大中型）

議題確定后，秘書人員應根據(jù)領導的意圖、工作的需要，制定會議籌備方案。會議籌備方案就是會議計劃。它包括會議主題、議題名稱、會議時間、地點、與會人員、議程、日程及經(jīng)費預算等項目。具體如下：

（一）確定會議主題和議題。

（二）確定會議名稱。

（三）確定會議議程。

（四）確定會議的時間和日期。

（五）確定會議所需設備和工具，要滿足會議的需要

（六）確定會議文件的范圍，并做好文件的印制或復制工作 (七)確定會議經(jīng)費預算。

（八）確定會議住宿和餐飲安排

(九)大型會議還需確定籌備機構(gòu)與人員分工。 會議籌備方案示例如下：

可信公司技術訓練專題研討會

(籌備方案)

一、會議主題

為了增強本公司綜合競爭力，提高產(chǎn)品質(zhì)量和管理水平，特召開此次技術訓練專題研討會。會議的重點是討論研究如何在全公司展開技術發(fā)明和創(chuàng)造的競賽，并提出提高訓練質(zhì)量的對策，探討新的技術訓練方法。

二、會議的時間、地點 擬定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1號會議廳召開。3月5日上午8：30報到。

三、參加會議人員

公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、公司人力資源部總監(jiān)、生產(chǎn)部總監(jiān)、培訓部總監(jiān)，以及公司下屬各部門的技術骨干30人?？傆?0人。會議議程

會議由主管副總經(jīng)理主持。上午：

(1)總經(jīng)理做關于技術訓練問題的工作報告。(2)培訓部總監(jiān)專題發(fā)言。(3)生產(chǎn)部總監(jiān)專題發(fā)言。下午：

(1)分組討論。

(2)人力資源部總監(jiān)宣讀公司開展技術競賽評比的計劃草案。(3)主管副總經(jīng)理做總結(jié)報告。

五、會議議題：

(1)技術訓練與提高企業(yè)綜合競爭力。(2)技術訓練與技術創(chuàng)新。

(3)如何提高技術訓練的質(zhì)量。(4)技術訓練方法的再討論。

六、會場設備和用品的準備：

準備會議所需的投影儀、白板和音像設備，由公司前臺秘書負責。

七、會議材料準備：由總經(jīng)理辦公室牽頭準備。(1)總經(jīng)理的工作報告。

(2)培訓部、生產(chǎn)部總監(jiān)的專題發(fā)言稿。’(3)公司開展技術競賽評比的計劃(草案)。(4)副總經(jīng)理的總結(jié)報告。

八、會議服務工作：由行政部綜合協(xié)調(diào)。(1)會議通知。(2)會議日程表。

（一）怎樣確定會議主題與議題

會議主題是指關于會議要研究的問題、達到的目的。確定主題的主要方法：一是要有切實的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實際；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細化。

（二）怎樣確定會議名稱？

會議名稱要擬得妥當，名實相符。會名不宜太長，但也不能亂簡化。會議名稱一般由“單位+內(nèi)容”兩個要素構(gòu)成，如“中國共產(chǎn)黨第十五次全國代表大會”，其中“中國共產(chǎn)黨”即組織名稱，也可稱單位；“第十五次全國代表大會”即會議內(nèi)容。有的會議名稱由單位、年度、內(nèi)容構(gòu)成，如廣東省人民政府辦公廳(單位)1997年(年度)總結(jié)表彰(內(nèi)容)大會”。有的會議名稱有時間、會議內(nèi)容和會議類型構(gòu)成。如“2002年浙江省公路春運票價聽證會”。會議名稱要用確切、規(guī)范的文字表達。有些會議的名稱是固定的，如董事會等；有些會議名稱是不固定的，應根據(jù)會議的議題或主題來確定，有的名稱中還可以包括時間、范圍等因素。如：“天地公司1998年全體員32,總結(jié)大會”。

（三）確定會議規(guī)模與規(guī)格

確定會議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會議的內(nèi)容或主題。

同時 本著精簡效能的原則。

會議的規(guī)模有大型、中型、小型。

會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。

（四）確定會議時間和地點應注意哪些問題？

1、會議時間有三種含義：一是指會議召開的時間；二是指整個會議所需要的時間、天數(shù)；三是指每次會議的時間限度。

2、確定會議時間應考慮：首先是需要，如每周一次的工作例會，通常放在周末的下午，一周即將結(jié)束，下一周就要開始，利于承上啟下。一年一度的職工代表會議，宜于年初召開，既利于總結(jié)上年的工作、生產(chǎn)成果，又利于討論、部署新一年的工作、生產(chǎn)計劃，通過各種預算等。有些會議如農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、學校教育等本身就有很強的季節(jié)性或季度性。其次是可能，即最好是每位與會者都能參加的時間。如日本的有些企業(yè)召開各部門干部匯報會，常定在下班前半小時，而不是安排在剛上班時。再次是適宜，先要考慮主要領導、主管領導和主持人時間的適宜。在領導出差返回的當天盡量不安排重要會議。有外部人員參加的會議，要考慮邀請的有關上級領導和嘉賓能否到會。還要考慮本單位或本公司工作或生產(chǎn)經(jīng)營的規(guī)律，盡量避免在工作或生產(chǎn)銷售的旺季和忙時召開牽涉人員多、時間長的會議。此外要考慮氣候、環(huán)境等自然因素和社會因素。

最后是會議時間限度。據(jù)心理學家測定，成年人能集中精力的平均時間為45至60分鐘，超過45分鐘，人就容易精神分散，超過90分鐘，普遍感到疲倦。因此，每次會議時間最好不超過一小時。如果需要更長時間，應該安排中間休息。

（會議議題應集中，日程安排應高度緊湊，盡量縮短時間。會議連續(xù)進行的最佳時間是3小時之內(nèi)，超過這一限度，會議效果呈下降趨勢。）

安排會議時間要考慮人們的生理規(guī)律。一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人們辦事的效率較高。

確定會期的長短應與會議內(nèi)容緊密聯(lián)系。要注意提高效率，盡量開短會。

3、會議地點問題：會議地點，又稱“會址”。既是指會議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會議召開的具體會場。為了使會議取得預期效果，選擇會議的最佳會址也得考慮多種因素。

第一、應根據(jù)不同的會議類型來選地點。如： 國際性或全國性會議，要考慮政治、經(jīng)濟、文化等大因素，一般應在首都北京或其他中心城市如上海、武漢、廣州、西安等地召開。

專業(yè)性會議，應選擇富有專業(yè)特征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開，以便結(jié)合現(xiàn)場考察。假如，棉花種植會議到深圳去開，鋼鐵生產(chǎn)會議到青島去開，就不可理喻了。

小型的、經(jīng)常性的會議就安排在單位的會議室。會議室盡可能不要緊靠生產(chǎn)車間、營業(yè)部、教室等人聲嘈雜的地方，以免受到干擾。第二、應考慮交通便利

會場位置必須讓領導和與會者方便前往。一般應選擇在距領導和與會者的工作地點均較近的地方。第三、會場的大小應與會議規(guī)模相符。一般來說，每人平均應有2～3平方米的活動空間比較適宜。同時應考慮會議時間的長短，時間長的會議，場地不妨大些。

第四、場地要有良好的設備配置。桌椅家具、通風設備、照明設備、空調(diào)設備、音像設備要盡量齊全。同時應該根據(jù)會議的需要檢查有無需要租用的特殊設備，如演示板、電子白板、放映設備、音像設備、錄音機、投影儀、計算機、麥克風等。

第五、場地應不受外界干擾。應盡量避開鬧市區(qū)。同時，“外界干擾”還包括室外的各種噪音，打進會場的電話，以及來訪和參觀等。因此在場外應掛起“會議正在進行中，謝絕參觀”的牌子，并要求關閉所有的手機。會場內(nèi)部也應具有良好的隔音設備，以保證會議能在安靜的環(huán)境中順利進行。

第六、應考慮有無停車場所和安全設施問題。

第七、場地租借的費用必須合理。

（五）怎樣確定與會人員范圍及人數(shù)

會議由哪一級人員參加，由哪些單位派人出席，哪些單位派人列席，事先都應全面考慮好。秘書部門平時應掌握本地區(qū)或奉系統(tǒng)的機關和干部人數(shù)的基本資料。在確定會議規(guī)模和人數(shù)之后，應進一步分配會議人數(shù)及名單。大型會議設有“組織組”負責考慮這些工作。

（六）怎樣確定會議議程與會議日程 (1)會議議程與會議日程的區(qū)別。

●會議議程：是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來。它是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排，會議主持人要根據(jù)議程主持會議。擬定會議議程是秘書人員的任務，通常由秘書擬寫議程草稿，交上司批準后，在會前復印分發(fā)給所有與會者。會議議程是會議內(nèi)容的概略安排，它通過會議日程具體地顯示出來。

●會議日程：是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排。一般采用簡短文字或表格形式，將會議時間分別固定在每天上午、下午、晚上三個單元里，使人一目了然，如有說明可附于表后。會議日程需在會前發(fā)給與會者。會議日程是根據(jù)議程逐日作出的具體安排，它以天為單位，包括會議全程的各項活動，它是與會者安排個人時間的依據(jù)。會議日程表的制定 要明確具體，準確無誤。(2)安排會議議程和日程要注意的問題。

●要把握會議目的，即了解會議召開的原因。

*先安排關鍵人物的時間，要保證重要人物能夠出席會議。根據(jù)多數(shù)人意見安排日程，保證盡可能多的人員都有時間參與會議。

●例會原則上要定時召開，且時間不宜過長。時間應控制在一個半小時左右，避免出現(xiàn)會議給人們帶來的疲勞。

●如遇幾個議題，應按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。盡量保證在最佳時間開會。上午8：00～1l：30，下午3：00—5：30是人們精力最旺盛、思維能力及記憶力最佳的時機。所以，安排會議議程和日程要注意將全體會議應安排在上午，分組討論可安排在下午，晚上則安排一些文娛活動。(3)大中型會議的議程一般安排如下。

開幕式，上司和來賓致辭；

上司做報告；

分組討論； ●大會發(fā)言；

參觀或其他活動；

會議總結(jié)，宣讀決議；

●閉幕式。

(4)會議議程與日程的樣式示例。

●會議議程示例。

英豪公司銷售團隊會議議程

公司銷售團隊會議將在5月25日星期一上午9：00在公司總部的三號會議室舉行。

1、宣布議程。

2、說明有關人員缺席情況。

3、宣讀并通過上次會議的記錄。

4、通信聯(lián)系情況。

5、東部地區(qū)銷售活動的總結(jié)。6．銷售一部關于團隊溝通問題的發(fā)言 7．公司銷售人員的招聘和重組。8．銷售二部經(jīng)理的人選 9．下季度銷售目標

（七）印發(fā)會議通知

發(fā)會議通知可用書面或電話、電報兩種形式。通知的內(nèi)容包括會議名稱、會議目的和主要內(nèi)容、會期、地點、與會人員、報到日期和地點、攜帶的材料和個人支付的費用、主辦單位、聯(lián)系人姓名和電話等。重要的、大型的會議通知要編文號，一般的會議通知不編文號。

發(fā)會議通知一要及時，使與會人員能按時參加；二要準確，防止重發(fā)、錯發(fā)、漏發(fā)。用于涉外業(yè)務會議的通知，宜用印制精美、設計獨特的請柬。這樣，既可表示對被邀者的尊重，又可引起他們的注意并對會議產(chǎn)生興趣。

（八）確定會議所需用品和設備

（1）必備用品是指各類會議都需要的用品和設備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設備、照明設備、空調(diào)設備、投影和音像設備等。

（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設備。

檢查空調(diào)設備，必要時做好開機準備，一般要在會議前兩小時開機預熱或預冷。

檢查好燈光、擴音設備。檢查黑板、白板，確保已擦干凈；準備好粉筆、指示棒、板擦等。安放圖架，準備好配套圖表和足夠的紙張。

如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字要大小適當，清楚易認。在每人座位前擺放紙筆。

多媒體電視需要安放投影機、屏幕、錄音設備等。

如果有選舉、表決、表彰的議程，還需準備好投票箱、計數(shù)設備和獎勵用品。

會期較長的會議，要安排好茶水、飲料，并指定專人服務。

如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

上述工作完成后，須提前半天至一天進行一次全面檢查，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，進行整改。

（九）建立會議組織機構(gòu)

會務組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。

（十）確定與會人員名單 出席會議和列席會議的有關人員。應根據(jù)會議的性質(zhì)、議題、任務來確定與會人員。

1．會議經(jīng)費的主要內(nèi)容

*文件資料費：包括文件資料的制作、印刷費，文件袋，證件票卡的制作、印刷費用等開支。

*郵電通訊費用：如發(fā)會議通知，則有會議事項發(fā)電報、傳真、電傳或打電話進行聯(lián)絡等費用；若召開電視、電話等遠程會議，則使用有關會議設備系統(tǒng)的費用也應計算在內(nèi)。

*會議設備和用品費：如各種會議設備的購置和租用費。

*會議場所租用費：如會議室、大會會場的租金，以及其他會議活動場所的租金。

*會議辦公費：如會議所需辦公用品的支出費用，會場布置等所需要的費用。*會議宣傳交際費：如現(xiàn)場錄像的費用，與有關協(xié)作各方交際的費用。*會議住宿補貼費：一般情況下住宿費是由與會人員自理一部分，由會議主辦者補貼一部分。也有主辦單位全部承擔的情況。如果無住宿要求，應明確與會人員完全自理這一部分，則預算中可不列此項。*會議伙食補貼：通常由主辦單位對會議伙食補貼一部分，由與會者承擔一部分。

*會議交通費：即參會人員交通往返的費用，如果由會議主辦單位承擔，則應列入預算；會議期間的各項活動如需使用車輛等交通工具，其費用也應列入預算。

*其他開支：包括各種不可預見的臨時性開支。2．審核時要逐項細審

要讓起草人員將部分費用的細目表一并承上。如計算設備租用費時，應了解：都租用了哪些設備?設備租用的行情是怎樣的?不同型號、功能的費用差距有多大?主審秘書對這些都需了然于胸。

對經(jīng)費的把關，不可太松，否則會造成浪費；也不可太緊，否則會影響到會議質(zhì)量。

例文分析： ． 天地公司新產(chǎn)品發(fā)布會經(jīng)費預算

公司定于2003年1月15日在金隅大廈一樓會議室召開新產(chǎn)品發(fā)布會。與會人員預計200人，現(xiàn)就會議所需各項經(jīng)費提出預算。

一、場地租用費

金隅大廈一樓會議室租金一天5000元，兩天共計10000元,。

二、攝像設備租用費

擬租攝像機2臺，每臺每天租金2000元,，共計4000元。

三、聘請專家咨詢費

擬請專家2人，每人每天支付5000元，共計10000元。

四、宴請費用

10人一桌，每桌標準2000元，共計40000元。

五、交通費用

租用旅行車2輛，每輛每天500元，兩天共計2000元。

六、會議用品費

資料印制費：每份宣傳資料成本為5元，需印制2000份，共計10000元。

七、紀念品 到會記者預計50人，每人一份紀念品價值500元，共計25000元。此次會議經(jīng)費總計10萬元。

此預算提交總經(jīng)理辦公會審查批準。

會議籌備小組

2003年1月5日 十

一、進行全面的會前檢查

會前檢查是落實各項會議準備工作。保證開好會議的重要一步。重要會議在會前要反復檢查。會前檢查分為領導人聽取大會籌備處各組匯報和現(xiàn)場檢查兩種方式，以后者為主。秘書人員要密切配合領導人的檢查工作。檢查的重點是會議文件材料的準備、會場布置和安全保衛(wèi)工作等。大中型重要會議的會前檢查還包括警衛(wèi)部署，票證檢驗人員的定崗定位，交通指揮及主席臺服務人員的就位等。

會前檢查包括每個細節(jié)都不能放過。就拿會議設備來說，要保證在任何意外發(fā)生的關頭，機器可以及時更換；主持會議者應熟悉所有電源插座和燈光開關位置，秘書可以把這些情況告訴有關人員，如果有一點沒安排好，趕緊打電話通知有關人員解決這些帶來麻煩的小問題。案例一： “時裝秀”方案

某服裝集團為了開拓夏季服裝市場，擬召開一個服裝展示會，推出一批夏季新款時裝。秘書小李擬了一個方案，內(nèi)容如下： 1．會議名稱：“2002xx服裝集團夏季時裝秀”。

2．參加會議人員：上級主管部門領導2人；行業(yè)協(xié)會代表3人；全國大中型商場總經(jīng)理或業(yè)務經(jīng)理以及其他客戶約150人；主辦方領導及工作人員20名。另請模特公司服裝表演隊若干人。

3．會議主持人： xx集團公司負責銷售工作的副總經(jīng)理。4．會議時間：2002年5月18日上午9點30至11點。

5．會議程序：來賓簽到，發(fā)調(diào)查表。展示會開幕、上級領導講話。時裝表演。

展示活動閉幕、收調(diào)查表，發(fā)紀念品。

6．會議文件：會議通知、邀請函、請柬。簽到表、產(chǎn)品意見調(diào)查表。服裝集團產(chǎn)品介紹資料。訂貨意向書、購銷合同 7．會 址：服裝集團小禮堂。

8．會場布置：藍色背景帷幕，中心掛服裝品牌標識，上方掛展示會標題橫幅。搭設t型服裝表演臺，安排來賓圍繞 就座。會場外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。

9．會議用品：紙、筆等文具。飲料。照明燈、音響設備、背景音樂資料。足夠的椅子。紀念品(每人發(fā)x x服裝集團生產(chǎn)的t恤衫1件)10．會務工作：安排提前來的外地來賓在市中心花園大酒店報到、住宿。安排交通車接送來賓。展示會后安排工作午餐。分析：

從秘書小李擬制的這份方案，可以看出制定會議方案是一項綜合性很強的工作。一個好的會議方案，應該是科學、詳盡、可行的。會議方案的制定要求高，需要秘書人員不斷積累經(jīng)驗，認真細致地做好。

小李的方案還有一些需要改進的地方： 1．會議名稱不能使用口語，應該用正規(guī)的書面語?！皶r裝秀”應改為“時裝展示會”。

2．展示會的目的是打響品牌、開拓市場，應請新聞媒體記者到會報道，以擴大影響。

3．會議地點不應設在x x服裝集團內(nèi)部，這既不方便來賓，也起不到擴大影響的效果。應該改設在來賓住宿的花園酒店大會議廳。

4．會議用品中沒提及應該準備的用于展示的新款時裝樣品。

會見與會談

一、會見、會談的含義

會見又稱接見、拜會。凡身份較高的人士接見身份較低者，或是主人接見客人，一般稱為會見。凡身份較低的人會見較高者，或是客人會見主人，一般稱為拜會或拜見。會見分為禮節(jié)性、事務性和政治性三種。企業(yè)常用的會見主要是社交上的禮節(jié)性會見和涉及業(yè)務商談、經(jīng)貿(mào)洽談等內(nèi)容的事務性會見。政治性會見一般涉及雙邊關系及重大國際事務等。

會談是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟、文化、軍事問題，以及其他共同關心的問題交換意見，會談也可以指洽談業(yè)務，即就具體業(yè)務進行談判、會商。會談的內(nèi)容較為正式，政治性、專業(yè)性較強，在企業(yè)中主要指商務談判和業(yè)務會商。

二、會見、會談的區(qū)別

1、內(nèi)容不同：會見的內(nèi)容禮節(jié)性、事務性較強，會談的內(nèi)容經(jīng)濟性、利益性較強；另外，爭議的內(nèi)容涉及面要比會見、會談寬泛得多。

2、功能不同：會見主要是為了加強雙方的關系，處理事務。會談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關系而交換意見，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過程。會議是為了達到交流信息、集思廣益、研究問題、決定對策、協(xié)調(diào)關系、傳達指示、布置工作、表彰先進、鼓舞士氣等目的。

三、秘書安排會見工作的具體操作

了解意圖

準備資料

確定參加人員

確定時間和地點

會見座次安排

場所布置

迎送工作

四、秘書安排會談工作的具體操作

1、了解意圖 2．準備資料

3．確定參加人員 4．確定時間和地點 5．迎送工作 6．安排合影 7．整理會談文件

技能訓練

【訓練目標】通過訓練，學生應熟悉會議組織的工作環(huán)節(jié)，掌握會議籌備方案制作要領。

一、案例分析 案例：

一次重要的報告會，辦公室安排秘書小劉負責會議的錄音工作。小劉將無，線話筒和錄音機磁帶安放好以后，還事先調(diào)試了一番，覺得效果不錯，開會時小劉放心地做其他的事情去了。會議結(jié)束后，主任要小劉把錄音整理出來。小劉打開錄音機，前幾分鐘聽起來還不錯，但越聽越不清晰了，到后來竟然是一片噪聲。報告自然是沒有整理出來，小劉應怎樣總結(jié)教訓呢?

二、問題討論

1．怎樣做好會見的準備工作? 2．會見與會談準備工作的基本要求是什么? 3．什么是會見?什么是會談?秘書人員為什么要做好會見與會談的準備工作?

附件：會議通知例文

各區(qū)、市、縣國家稅務局，市局直屬分局、稽查局：

經(jīng)市局研究決定，于2008年12月14日召開全市xxx工作會議。傳達總局、省局xxx工作會議精神，總結(jié)我市xxx工作情況及布置2008年xxx工作。現(xiàn)將有關事項通知如下：

一、參會人員：各區(qū)、市、縣國家稅務局，市局直屬分局、稽查局分管領導、法制征管科科長、從事流xxx工作的人員及各區(qū)、市、縣局重點分局局長，市局征管科、法制科、計財科、信息中心、流轉(zhuǎn)稅科、所得稅科負責人。

二、報到時間及地點：14日上午8：30分前在xxx市國家稅務局報到。

三、會議日程及時間：14日上午8：30—10：00在xxx國家稅務局進行經(jīng)驗交流，10：30—12：00在xxx國家稅務局進行經(jīng)驗交流；14日下午在市局直屬分局進行經(jīng)驗交流；15日上午在xxx會議室討論，下午領導和科室負責人講話。

二○○四年十二月二日

舉辦會務工作匯報篇五

會務工作知識

第一節(jié) 會議

會前準備階段的五項準備工作：

（1）擬定會議方案。（2）擬發(fā)會議通知。（3）起草會議文件。最主要的當數(shù)主持詞、開幕詞、閉幕詞和主題報告。（4）要安排好與會者的食宿。（5）要布置好會場。

在會議進行階段要做的三項主要工作：（1）會議簽到。（2）進行例行服務工作。（3）精心編寫會議簡報。

在會議結(jié)束階段的三項準備工作：（1）形成可供傳達的會議文件。（2）處理有關會議的文件材料。（3）為與會者的返程提供方便。

會議紀律。

1、規(guī)范著裝；

2、嚴守時間；

3、維護秩序；

4、專心聽講。

第二節(jié) 宴會

首先要排好菜單。其次是定好就餐方式。再次是排定座次。

第三節(jié) 晚會

要精心安排好節(jié)目。來賓座位的安排要便于安全保衛(wèi)，通常最好的座位在第七至九排的中間。還要讓賓主集中就座，來賓進場、退場要比較方便。演出結(jié)束時，主人與來賓要一同上臺，向演員獻花、見面、合影，來賓退場后，觀眾才離開。

第四節(jié) 茶話會

舉行茶話會的最佳時間是下午四點鐘左右。有些時候，亦可將其安排在上午十點鐘左右。

茶話會與會者的具體座次主要采取以下四種辦法。其一，環(huán)繞式。其二，散座式。其三，圓桌式。其四，主席式。

關于會議的議程：第一項議程是：主持人宣布茶話會正式開始。第二項議程是：主辦單位的主要負責人講話。第三項議程是：與會者發(fā)言。第四項議程是：主持人略作總結(jié)。

第五節(jié)參觀

選好項目。參觀計劃包括下述幾項：一是參觀項目，二是參觀人

數(shù)，三是負責人以及工作人員，四是起止時間，五是交通工具，六是飲食住宿，七是安全保健，八是費用預算。

在外出參觀之前，應當重點做好以下準備工作。

1、了解背景。

2、詳細分工，把領隊、帶路、接洽、應酬、翻譯以及交通、膳宿、安全、保健等各個方面的具體工作，都落實到個人。

3、規(guī)定明確。要對參與者的裝束、裝備提出明確要求。

第六節(jié)洽談會

舉行雙邊洽談時，應使用長桌或橢圓形桌子，賓主應分坐于桌子兩側(cè)。若桌子橫放，則面對正門的一方為上，應屬于客方；背對正門的一方為下，應屬于主方。若桌子豎放，則應以進門的方向為準，右側(cè)為上，屬于客方；左側(cè)為下，屬于主方。在進行洽談時，各方的主談人員應在自己一方居中而坐。其余人員則應遵循右高左低的原則，依照職位的高低自近而遠地分別在主談人員的兩側(cè)就坐。舉行多邊洽談時，為了避免失禮，按照國際慣例，一般均以圓桌為洽談桌來舉行“圓桌會議”。

第七節(jié)簽字儀式

準備好文件夾、簽字筆、席位卡、鮮花、話筒、會標、攝像、香檳酒等必備物品及禮儀小姐與助簽人員。

雙方簽字人員要大體相當，最好是出席會談的全體人員，除主簽人員以外，有時還請更高級別的領導人員出席簽字儀式，以示重視。

簽字桌的座位，面對正門，主左客右，簽字時助簽人員站立兩側(cè)，字簽完后交換文本、相互握手、全體人員共同舉杯慶賀。

第八節(jié)慶典

現(xiàn)場布置應營造隆重熱烈的氛圍，場地要開闊，正面上方懸掛會標，也可設置背景板，放置花草，設立主席臺，備好擴音設備。

如果主席臺不設座椅，站列活動，則需放置地卡，以標明有關人員的位置，地卡不能直接寫人名，而以編號代替，并事先將編號通知有關人員。

剪彩是慶典的最高潮，剪彩人應由出席人員中身份最高的人士擔任，人數(shù)可根據(jù)具體情況而定。

第九節(jié)會議工作程序

一、主辦會議工作程序（不包括電視電話會）

1、會前（1）受理會議通知。（2）會議材料的準備。（3）制定會務籌備意見。（4）落實縣領導與會情況。（5）將會議日程、會務分工及縣領導與會情況形成會務說明，報分管辦公室領導。（6）聯(lián)系會議室，布置好會場。（7）通知新聞單位做好會議宣傳報道工作。

（8）根據(jù)會議需要安排好食宿、午休等工作，重要會議要安排好安全保衛(wèi)和飲食衛(wèi)生保障工作。（9）會務調(diào)度。（10）會議簽到及會議材料分發(fā)。（11）安排與會人員按座次表就座或往前聚中就座。（12）催促未到單位及時與會。

2、會中（13）維持會場秩序。（14）應對停電等各種突發(fā)事件。

（15）對遲到單位及因特殊情況需中途離場的與會人員進行登記，并統(tǒng)計缺席單位。（16）辦理領導臨時交辦的其他事項。

3、會后（17）報告制度。（18）對不按要求參加會議的單位隨時或按期通報批評。（19）文件歸檔。

二、協(xié)辦會議工作程序

1、會前（1）協(xié)助主辦單位確定會場和出席會議的領導同志名單，協(xié)助安排出席會議的領導同志座次排列。（2）協(xié)助主辦單位做好簽到工作。

2、會中（3）協(xié)助主辦單位應對各種突發(fā)事件。（4）辦理領導臨時交辦的事項。其他工作由主辦單位負責。

3、會后（5）報告制度。（6）對不按要求參加會議的單位隨時或定期通報批評。（7）文件歸檔。

三、電視電話會議工作程序

1、會前（1）確定會場。（2）下發(fā)會議通知。（3）通知會場負責人安排技術人員到會場保證信號暢通。（4）其他工作同主辦會議工作程序。

2、會中（5）會同技術人員應對各種突發(fā)事件。（6）其他工作同主辦會議工作程序。

3、會后（7）同主辦會議工作程序。

四、與會人員座次排列

（一）召開黨委（擴大）會議，常委全部在主席臺就座，政協(xié)主

席、人大主任安排在會場第一排居中位置，其他委員按姓氏筆畫由左至右排列。

（二）領導機關的排序為：黨委辦、人大辦、政府辦、政協(xié)辦。

（三）領導班子成員的排序為：書記、縣長、副書記、政協(xié)主席、人大主任、常委、人大常委會副主任、政府副縣長、政協(xié)副主席。

（四）主席臺座次排列原則：以第一領導為準，其左側(cè)為第二領導，右側(cè)為第三領導，其他領導依次左右排列。

舉辦會務工作匯報篇六

???????????????????????????????????????????????????工作總結(jié)

轉(zhuǎn)眼間，到公司已經(jīng)半個多月了。非常感謝公司領導和同事的關心和幫助。半個月來，通過公司培訓以及日常工作感覺自己學到了很多東西，心理素質(zhì)也比原來好了很多。

從開始對會務這份工作概念很模糊，到現(xiàn)在能從容的面對每一場會議中的工作。這段時間，感覺變化最大也最重要的就是工作態(tài)度。應該時刻謹記的服務理念。

會務接待是一項看似簡單實則復雜的工作，從會前的溝通、籌備，到不同會議不同要求的具體落實體現(xiàn)，都需要極大的耐心和細心。俗話說良好開端的是成功的一半，會前準備的充分是取得會議成功的前提，這就要求會務人員縝密的考慮每一項關鍵環(huán)節(jié)。

從七月一號到現(xiàn)在，我們接待過十余次會議和小餐廳服務，在這個過程中，我學到了更多的待人接物，服務禮儀等相關知識，積累了很多的經(jīng)驗。

小餐廳接待是我之前一直都比較擔心也是做得很不好的一項工作。上周的餐廳服務禮儀及一些常識培訓對我來說幫助很大，之前自己上網(wǎng)查到的資料都比較籠統(tǒng)，這次培訓很細致很實用，比如說魚的擺放是左頭右尾，魚肚必須朝向客人，涼菜熱菜的間隔擺放等。主動服務意識及細心觀察是小餐廳接待是否成功的關鍵，每次接待要注意觀察客戶的喜好，酒水要及時添等等。

這半個月的工作中，我學到很多，也發(fā)現(xiàn)了自身的很多不足，遇事考慮不夠周全、不夠細致。在以后的工作中，我會總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)自身的不足，嚴格要求自己，做到務實、守信、創(chuàng)新、發(fā)展。

會務 ***

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